Self service per i dipendenti (ESS): In sede o in viaggio?
Il self-service sta diventando sempre più comune nell'area clienti: nella vita di tutti i giorni, probabilmente vi siete già serviti da soli alla stazione di servizio, in un fast food o alla cassa automatica. Il principio del self-service sta diventando sempre più diffuso anche nell'amministrazione del personale: Si chiama Employee Self Service (ESS). I portali per i dipendenti e i sistemi self-service offrono alle aziende e ai dipendenti molti vantaggi, ma possono anche causare problemi.
Il primo punto del menu giornaliero è la definizione di Self Service per i dipendenti. Si mangia a casa o si porta via?
Definizione: cos'è il Self Service per i dipendenti (ESS)?
Un Employee Self Service (ESS) è un sistema digitale o un portale web aziendale in cui i dipendenti possono accedere alle informazioni relative al personale: Hanno accesso al loro file personale digitale e possono gestirlo. I portali per i dipendenti sono una caratteristica della maggior parte dei moderni sistemi di gestione delle risorse umane (o software per le risorse umane) che consentono ai dipendenti di svolgere direttamente le attività legate al lavoro che tradizionalmente sono state gestite dal dipartimento delle risorse umane, come ad esempio
- Modificare le informazioni di contatto,
- inserire le spese di viaggio
- scaricare le buste paga
- richiedere ferie e assenze, ecc.
Perché il Self Service per i dipendenti?
In un mercato sempre più competitivo per i dipendenti di talento, la tecnologia Employee Self Service contribuisce a creare una cultura del lavoro positiva e a trattenere i talenti, dando ai dipendenti il controllo diretto sui propri dati HR.
I sistemi ESS sono sempre più ottimizzati per l'uso mobile su piattaforme simili a quelle dei social media e spesso fanno parte di strategie più ampie di coinvolgimento dei dipendenti, che possono includere programmi di benessere, riconoscimento, sistemi di gestione dell'apprendimento e attività sociali a livello aziendale.
Vantaggi del Self Service per i dipendenti
Quando l'Employee Self Service viene implementato correttamente, un'organizzazione può registrare immediati guadagni in termini di produttività ed efficienza.
Soddisfare le aspettative dei dipendenti
Alcuni dipendenti non si accontentano più di avere un intermediario. Tuttavia, con la crescita delle organizzazioni, spesso è difficile che ogni voce venga ascoltata. Con i sistemi self-service, ora è più facile per i dipendenti essere ascoltati direttamente dai dipartimenti competenti. Ciò consente alle aziende di soddisfare meglio le aspettative dei propri dipendenti.
Razionalizzazione dei processi
In precedenza, tutti i dati del personale dovevano essere inseriti nel sistema da una persona appositamente formata. Le informazioni sulle retribuzioni venivano spesso create da un altro reparto o eventualmente da terzi, mentre le altre informazioni sulle entrate venivano gestite da un altro reparto o organizzazione.
I portali self service aiutano a snellire tutti questi processi, collegando tra loro i sistemi e rendendo le informazioni accessibili a tutti. La comunicazione tra il personale delle risorse umane e i dipendenti è resa ancora più semplice, con un risparmio di tempo per entrambe le parti.
Risparmio di tempo
Un importante vantaggio del self-service di alcuni processi HR è la riduzione del carico di lavoro del personale HR. I dipartimenti HR sono spesso sovraccarichi: Ciò che i dipendenti possono fare da soli è molto utile per le risorse umane. I portali per i dipendenti consentono loro di visualizzare i propri orari, controllare le buste paga, timbrare il cartellino, regolare i fogli di presenza, aggiornare i benefit, modificare i propri dati personali e molto altro ancora.
In questo modo, i responsabili delle risorse umane hanno molto più tempo per concentrarsi su compiti più importanti, come le persone: il tempo dei responsabili delle risorse umane non è più occupato dall'inserimento dei dati o dalla semplice elaborazione delle informazioni sui dipendenti. Di conseguenza, possono concentrarsi completamente sulle questioni che richiedono un contatto umano .
Riduzione degli errori di inserimento dati
Il self-service per i dipendenti non solo rende l' inserimento e il trasferimento dei dati più rapido ed efficiente, ma aiuta anche a evitare gli errori.
L'errore umano è sempre stato un fattore importante quando si inseriscono le informazioni manualmente. Con l'Employee Self Service, gli errori nel trasferimento dei dati sono praticamente eliminati e i responsabili delle risorse umane possono riconoscere più facilmente gli errori nei dati dei dipendenti o dei candidati aggiunti di recente.
Maggiore responsabilità personale per i dipendenti
L'accesso diretto alle proprie informazioni migliora la soddisfazione e il coinvolgimento dei dipendenti. La trasparenza e la qualità dei dati sono effettivamente garantite dal self-service dei dipendenti. I dipendenti possono anche visualizzare le informazioni relative alla formazione e allo sviluppo, avendo così un maggiore controllo sulla propria carriera. I dipendenti più impegnati sono generalmente più fedeli all'organizzazione e più produttivi.
Promozione del lavoro a distanza
Un altro vantaggio di un portale self-service è che di solito è basato sul cloud. I dipendenti possono accedere al portale da qualsiasi luogo, sia che lavorino da casa, su un dispositivo mobile o in un altro ufficio. Nessuno deve aspettare di essere in ufficio per accedere al portale self-service.
Inoltre, i dipendenti possono accedere alle loro informazioni in qualsiasi momento. Non devono aspettare l'orario di lavoro o la presenza di un membro dell'ufficio risorse umane. I dipendenti possono ottenere una risposta alle loro domande o aggiornare le loro informazioni non appena ne hanno bisogno.
Svantaggi del Self Service per i dipendenti
Naturalmente, l'utilizzo di un SSE presenta anche alcune potenziali difficoltà.
Sicurezza dei dati
Poiché un Employee Self Service contiene informazioni personali e talvolta sensibili sui dipendenti, è necessario garantire il massimo livello di sicurezza dei dati. Nella soluzione HR, le autorizzazioni di accesso possono essere assegnate individualmente, in modo che non tutti i dipendenti possano accedere e modificare tutti i dati dei dipendenti.
Formazione dei dipendenti
L'uso del self-service comporta la necessità di una formazione aggiuntiva per i dipendenti. Con tanti aspetti diversi del sistema, la formazione può richiedere più tempo rispetto ad altri tipi di software, anche se le singole sezioni sono relativamente semplici.
Gestione delle modifiche
Anche istruire i dipendenti sulle funzionalità dei sistemi Employee Self Service e convincerli a utilizzarli può essere un processo lungo.
Il passaggio dai vecchi ai nuovi sistemi self-service può comportare decisioni difficili sui fornitori, come ad esempio la compatibilità tra sistemi di fornitori diversi o la sostituzione di un sistema ESS autonomo con un modulo specializzato di un fornitore di software HR o ERP.
Articolo tradotto dal tedesco