Ottimizzare le chat in ufficio: Il ruolo del sistema HRIS nel processo di comunicazione

Oggi potreste parlare con un amico, mandare un'e-mail a un collega per un progetto imminente o organizzare una strategia di reparto. Tutto ciò richiede una buona comunicazione.

La comunicazione è una parte essenziale della gestione di un'azienda, oltre ad altri compiti classici delle risorse umane. La vostra azienda potrebbe già disporre di un sistema informativo per le risorse umane (HRIS ) per organizzare queste funzioni fondamentali delle risorse umane, ma come può aiutare la comunicazione?

In questo articolo, Appvizer vi spiegherà tutto quello che c'è da sapere sul processo di comunicazione, sul perché è importante sul posto di lavoro e sul ruolo che svolge l'HRIS.

Tenendo presente tutto ciò, sarete sulla buona strada per ottimizzare le connessioni che avvengono nella vostra azienda.

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Come si presenta il processo di comunicazione delle risorse umane?

Forse non ce ne rendiamo conto, ma il processo di comunicazione è profondamente radicato nella maggior parte delle funzioni svolte dalle Risorse Umane. Si presenta in una varietà di forme diverse.

La comunicazione è un fattore chiave nell'organizzazione di un'azienda e dei suoi dipendenti. La si può notare in tutte le fasi del ciclo di vita di un dipendente.

Per esempio, all'inizio del processo di assunzione, saper comunicare in modo efficace aiuta a creare descrizioni dettagliate delle mansioni per attirare i candidati migliori. Poi, una buona comunicazione è essenziale durante il processo di colloquio, quando si determina chi è giusto per il lavoro.

Questo processo di comunicazione continua in altre fasi, come l'inserimento dei dipendenti, la gestione delle prestazioni e persino il licenziamento.

Ma le risorse umane non si concentrano solo su questo. Ci sono molte altre funzioni che richiedono tale comunicazione, tra cui:

• preparare i dipendenti a cambiamenti a livello aziendale
• aggiornare i dipendenti sulle nuove politiche del personale
• sviluppare procedure di sicurezza
• risolvere le controversie dei dipendenti,
• informare i dipendenti su eventi o progetti imminenti.

Comunicazioni unidirezionali e bidirezionali

La comunicazione che avviene all'interno di un'azienda non è sempre un messaggio unilaterale. Naturalmente, molte delle funzioni delle risorse umane che abbiamo visto in precedenza comportano una comunicazione diretta. Di solito si tratta di informare un dipendente di una nuova informazione o di dargli istruzioni per portare a termine un certo tipo di compito.

Ma non stiamo parlando solo di muri che non rispondono.

I dipendenti sono tenuti a rispondere occasionalmente con le loro domande, opinioni e feedback.

La comunicazione bidirezionale consente di dare voce ai reclami, di collaborare a missioni e progetti e di ascoltare efficacemente la comunicazione dall'alto verso il basso o dal basso verso l'alto. Questo tipo di comunicazione è fondamentale per lavorare sul coinvolgimento dei dipendenti e migliorare la loro produttività.

Attenzione: tutto ciò funziona solo se la comunicazione dei dipendenti viene presa in considerazione e agita.

Perché la comunicazione sul posto di lavoro è così importante?

Una comunicazione efficace è una parte essenziale della nostra vita quotidiana, proprio come sul posto di lavoro.

Senza una buona capacità di comunicazione tra dipendenti, team o reparti, è più difficile mantenere il corretto funzionamento e il successo dell'azienda. Soprattutto perché una cattiva comunicazione può portare a controversie, incomprensioni tra colleghi e altro ancora.

Rispondere correttamente a questi tipi di malintesi è fondamentale per migliorare gli effetti della cattiva comunicazione. Parlando con i colleghi e capendo cosa sta succedendo, spesso si può arrivare alla radice dei problemi.

Cosa ha impedito a questo dipendente di capire il compito? Perché il processo non è andato come previsto? Comunicare chiaramente sul posto di lavoro può aiutare a :

• comprendere la posizione degli altri
• migliorare i processi o le procedure che sono state fraintese
• ridurre i potenziali punti di frustrazione

D'altra parte, concentrarsi sulla comunicazione efficace con i propri dipendenti può avere un impatto notevole sul loro impegno. Sarete in grado di capire meglio le loro motivazioni, le loro capacità e i loro talenti, aiutandoli a svilupparsi nelle aree chiave.

In altre parole, li aiuterete a essere più efficienti nel loro lavoro e a far sì che la vostra azienda raggiunga i suoi obiettivi in modo più efficace.

Una comunicazione attiva ed efficiente può anche portare semplicemente a migliorare le relazioni tra colleghi. Non sorprende che questo possa migliorare la soddisfazione dei lavoratori, la collaborazione generale e il morale.

Comprendere i vantaggi e il ruolo del sistema HRIS nel processo di comunicazione

Quindi, cosa sappiamo finora? Sappiamo che la comunicazione è un'abilità che tocca quasi tutti gli aspetti delle risorse umane e dell'ambiente di lavoro nel suo complesso. Sappiamo anche che una comunicazione efficace sul posto di lavoro è essenziale per il successo di un'azienda e dei suoi dipendenti.

Ora è il momento di esplorare il ruolo dei sistemi informativi per le risorse umane nel processo di comunicazione. In pratica, come può essere utile per la comunicazione sul posto di lavoro?

Le basi di un HRIS

È probabile che chi lavora nel settore delle risorse umane abbia già una buona conoscenza dei diversi software HR.

Per chi non lo sapesse, un HRIS è una suite o una raccolta di strumenti digitali che organizzano, automatizzano e strutturano le attività fondamentali delle risorse umane. I sistemi informativi HR sono particolarmente utili in quanto contengono dati in un'area centralizzata per gestire in modo efficiente le informazioni sui dipendenti e aiutare a completare le funzioni HR quotidiane.

Sebbene non tutti i sistemi HRIS siano costruiti con le stesse caratteristiche, alcuni di essi presentano funzionalità simili, come ad esempio:

• Raccolta di informazioni di base sulle risorse umane
• Strumenti per il reclutamento e l'inserimento dei dipendenti
• Gestione dei dipendenti (benefit, ferie, buste paga, ecc.)
• Formazione e sviluppo dei dipendenti
• Gestione delle prestazioni dei dipendenti

Ricordate: assicuratevi di scegliere un HRIS che abbia le caratteristiche specifiche di cui la vostra azienda ha bisogno per massimizzare l'impatto che potete ottenere.

Messaggistica virtualmente accessibile

I sistemi informativi per le risorse umane dispongono di molte funzionalità per favorire la comunicazione con i dipendenti. Se il vostro HRIS include opzioni di messaggistica, sarete in grado di rendere questa forma di comunicazione un gioco da ragazzi per i dipendenti.

Il vantaggio di avere una messaggistica virtuale centralizzata significa che la comunicazione tra i dipendenti sarà molto più facile. Un dipendente può avere una rapida conversazione a tu per tu con un manager per chiarire la confusione su un compito o fare una rapida domanda di follow-up.

Tutto questo è disponibile su più dispositivi, in modo da potervi accedere in qualsiasi momento.

La messaggistica tra team o reparti può essere altrettanto importante per annunciare eventi, progetti o scadenze imminenti. La messaggistica di gruppo può essere utilizzata per incrementare le linee di comunicazione dirette, senza dover continuamente avvisare tutti.

Molte di queste comunicazioni, se mantenute chiare e concise, non richiedono lunghe riunioni per essere affrontate. Tuttavia, ci sono momenti che richiedono un'esperienza più personale, che consente di trasmettere più facilmente il tono e il significato.

Le opzioni di messaggistica dei sistemi HR sono spesso più efficienti che andare a cercare l'interlocutore. Ciononostante, ricordate di usare il vostro giudizio migliore se è necessario discutere di un argomento più delicato o complesso.

Miglioramento delle comunicazioni a distanza

La messaggistica e la comunicazione non devono essere necessariamente un'esperienza esclusivamente in ufficio. In un mondo in cui il lavoro a distanza e la comunicazione virtuale sono sempre più presenti, le implementazioni di messaggistica HRIS possono essere un vero e proprio salvavita.

Una grande distanza o una differenza di fuso orario possono ostacolare una conversazione efficace. Mantenendo una linea di comunicazione diretta, potete assicurarvi che la vostra azienda riceva informazioni e input aggiornati da più sedi.

Comunicare con i dipendenti o i membri del team che lavorano da remoto, in altri Stati o addirittura in altri Paesi è un passo necessario per garantire una collaborazione efficace.

Opzioni self-service

Il self-service per i dipendenti è un aspetto interessante di un sistema HRIS che in realtà riduce la comunicazione invece di aumentarla. In questo caso, è un aspetto positivo!

Le opzioni di self-service si presentano in molte forme quando si tratta di un HRIS. I dipendenti possono utilizzare il sistema per gestire aspetti specifici del loro lavoro e per accedere alle informazioni personali.

Ciò significa che possono richiedere o modificare permessi e assenze, visualizzare e apportare le modifiche necessarie alle informazioni personali, ecc. Inoltre, i dipendenti possono gestire e visualizzare i loro benefit, il piano pensionistico 401(k) o qualsiasi altro documento per i dipendenti messo a loro disposizione dall'azienda.

È persino possibile dare accesso ai documenti relativi alla formazione o allo sviluppo. Questo è utile quando i dipendenti devono completare certificati specifici, corsi di formazione sulla sicurezza, ecc.

Ma perché è utile per la comunicazione? In questa situazione, un HRIS riduce le comunicazioni inutili tra le risorse umane e gli altri dipendenti, facendo risparmiare tempo e aumentando la produttività di tutti.

In questo modo, invece di rivolgersi alle Risorse Umane la prossima volta che i dipendenti hanno bisogno di documenti, possono accedervi direttamente, aumentando il loro impegno e la loro autonomia.

Trasparenza aziendale

Essere chiari e trasparenti nelle comunicazioni aziendali è essenziale per gestire correttamente le informazioni fornite ai dipendenti. Ciò può includere comunicazioni quali:

• nuove politiche,
• rapporti analitici,
• cambiamenti nei benefit,
• modifiche procedurali,
• ristrutturazione aziendale,
• azioni urgenti o emergenze.

Analogamente alle opzioni self-service, i dipendenti possono accedere facilmente a qualsiasi file o avviso inviato dall'azienda. Comunicare direttamente con i dipendenti attraverso il sistema HRIS può ridurre i potenziali malintesi o problemi. Soprattutto quelli che nascono da cambiamenti aziendali privi di un'adeguata documentazione e comunicazione.

Ma non è tutto! Se l'obiettivo principale è quello di ridurre i problemi e le incomprensioni, una maggiore trasparenza aziendale può avere altri vantaggi.

Quando i datori di lavoro comunicano i cambiamenti, si assicurano che i dipendenti sappiano che l'azienda non sta nascondendo nulla. I dipendenti acquistano maggiore fiducia nell'azienda e allo stesso tempo hanno una migliore comprensione delle modifiche che verranno.

Feedback e valutazioni

Alcune soluzioni HRIS sono anche in grado di gestire le prestazioni dei dipendenti. Quando si tratta di fare una valutazione dei dipendenti, una comunicazione efficace tra questi ultimi e i responsabili delle risorse umane o del team è fondamentale.

Il feedback sulle prestazioni lavorative o i risultati delle valutazioni possono essere facilmente comunicati attraverso un HRIS. Fornendo ai dipendenti una documentazione dettagliata, li si può aiutare a capire in cosa devono migliorare o a lodare ciò che stanno facendo correttamente.

In questo modo, i dipendenti possono pianificare o monitorare personalmente i propri obiettivi di sviluppo, consentendo loro di svolgere i propri compiti in modo più efficace in futuro.

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Riflessioni finali

La comunicazione svolge un ruolo importante in molte attività aziendali quotidiane. Sia che si tratti di inserire un nuovo assunto, di informare qualcuno su una nuova politica o di qualsiasi altra cosa, una comunicazione chiara avrà un beneficio positivo.

Questo può rendere il team più coeso e produttivo, rendere alcune attività più efficienti e ridurre al tempo stesso gli errori o i malintesi indesiderati.

I sistemi HRIS hanno il loro ruolo nel semplificare molte di queste aree di comunicazione.

Possono migliorare la collaborazione e la comunicazione attraverso i messaggi, far risparmiare tempo e aumentare la produttività attraverso il self-service e aiutare le aziende a scambiare in modo più efficace con i propri dipendenti.

Provate voi stessi i miglioramenti e mettete un sistema informativo per le risorse umane al servizio del processo di comunicazione della vostra azienda.