[Come applicare il metodo OKR, in modo semplice ed efficace, utilizzando la tecnologia?

Da diversi anni il classico modello di gestione "top-down" è stato messo totalmente in discussione. I dipendenti vogliono essere ascoltati di più dai loro manager, essere coinvolti nelle scelte e nelle strategie e ricevere un feedback regolare. E, soprattutto, vogliono un lavoro che abbia un senso e che contribuisca chiaramente al successo e alla ragion d'essere dell'azienda.

Oggi non ha più senso fissare obiettivi all'inizio dell'anno e valutarli solo alla fine. La pandemia ci ha dimostrato che le aziende e i loro dipendenti devono essere in grado di adattarsi rapidamente alle nuove priorità, sia in ufficio che a casa. Ecco perché sempre più aziende scelgono un metodo di gestione molto più agile e moderno: l' OKR (Objectives and Key Results).

Questo metodo dà un senso al ruolo di ciascuno, a tutti i livelli dell'organizzazione. Si tratta di lavorare insieme per definire obiettivi individuali, collettivi e interfunzionali allineati alla strategia e alla ragion d'essere dell'azienda. I team decidono poi come raggiungere questi obiettivi per ottenere i risultati chiave e misurabili ad essi associati.

Da dove si parte con il metodo OKR?

Contrariamente a quanto si pensa, il metodo OKR è un approccio manageriale che può essere adattato a qualsiasi reparto dell'azienda: i manager e i loro team traducono gli obiettivi strategici dell'azienda in OKR (spesso trimestrali), elencando semplicemente da 3 a 5 obiettivi individuali e collettivi ai quali associano un massimo di 3 risultati chiave misurabili.

L'obiettivo è quindi quello di garantire che le missioni dei dipendenti siano allineate con quelle dell'azienda, per poi poterle adeguare nel tempo, se necessario, per restare al passo con le priorità aziendali. L'approccio deve essere agile e i manager devono adottare una postura da manager-coach per guidare i loro team nel raggiungimento di questi obiettivi, lasciando loro piena autonomia sui mezzi scelti per renderli più responsabili.

I 6 passi da seguire per definire correttamente un obiettivo o una OKR

1. Fornire ai team un quadro strategico

La condivisione delle priorità strategiche dell'azienda con i dipendenti è un primo passo essenziale per il successo della gestione degli OKR. Essi saranno il punto di partenza e la fonte di ispirazione per i vari reparti quando si tratterà di creare i loro OKR, che allineeranno a queste strategie.

Questi obiettivi (massimo 5) devono essere di natura interfunzionale o globale e allineati al ciclo di gestione successivo (trimestrale, semestrale o annuale).

2. Definizione degli obiettivi

Prima di tutto, è necessario identificare e descrivere l'obiettivo. Questo corrisponde a ciò che si vuole ottenere mobilitando l'organizzazione, il team o l'individuo interessato.

L'obiettivo deve quindi essere allineato con una delle priorità strategiche dell'azienda e deve essere raggiungibile per evitare di demotivare i dipendenti fin dall'inizio. Ma deve anche essere ambizioso per stimolare l'impegno di tutti e consentire ai team di progredire insieme.

3. Tradurre gli obiettivi in risultati chiave

Una volta definito, l'obiettivo deve essere tradotto in risultati chiave, che serviranno a misurare l'efficacia delle azioni intraprese per raggiungere l'obiettivo.

Questi risultati chiave devono ovviamente essere quantificati per essere misurabili. È possibile utilizzare :

• una data
• una percentuale
• un importo
• un numero
• o qualsiasi altro dato che permetta di misurare questi risultati chiave e di mostrare se l'obiettivo è stato raggiunto o meno.

È consigliabile avere un massimo di 3 risultati chiave per ogni obiettivo. Ciò consente di concentrarsi su ciò che è più importante e semplifica il monitoraggio di tutti gli OKR a ogni livello.

4. Coinvolgere i team

È essenziale parlare con i membri del team in ogni fase degli obiettivi, dalla loro definizione alla misurazione finale, per garantire che siano gli attori principali del successo dei loro OKR.

L'obiettivo non è quello di microgestire, ma al contrario di lasciare ai manager e ai team la possibilità di scegliere la strategia per il raggiungimento degli OKR e di far decidere loro stessi come tradurre gli obiettivi in risultati chiave.

5. Mettere la gestione al servizio del successo del team

Una volta definito il piano OKR, è necessario attuarlo e adattarlo a qualsiasi imprevisto, ostacolo o nuova idea che possa sorgere lungo il percorso.

Il management locale avrà un ruolo chiave e dovrà passare da una posizione di "comando e controllo" a quella di manager-allenatore. Un monitoraggio regolare permetterà di avere scambi pertinenti e costruttivi per trovare i mezzi e gli approcci migliori e rendere le OKR un successo. Ogni manager o membro del team sarà in grado di evidenziare rapidamente i punti di blocco, in modo da poterli discutere con la direzione e progredire rapidamente.

☝️ Data la crescita significativa del telelavoro, è essenziale disporre di uno strumento digitale moderno per comunicare efficacemente a distanza e facilitare questa conversazione continua tra manager e team.

6. Bilancio e adeguamento degli obiettivi

Una volta completato il ciclo di gestione (trimestrale, semestrale o annuale), l'approccio OKR prosegue con una fase fondamentale che si svolge in 2 tempi e che contribuirà a preparare il ciclo successivo:

1. La valutazione: si tratta della valutazione del raggiungimento degli Obiettivi attraverso i risultati ottenuti corrispondenti a ciascun Risultato Chiave. È inoltre essenziale analizzare ciò che ha aiutato o ostacolato la performance e identificare ciò che non ha funzionato per essere più efficaci in futuro. In questa analisi si deve adottare un approccio altamente collaborativo e tutti i successi devono essere celebrati per evidenziare il ruolo svolto da ciascun individuo.
   
   
2. Allineamento: è il momento di aggiornare i risultati chiave (KR) e di adeguare gli obiettivi (O), assicurandosi che questi nuovi OKR siano ancora allineati con le priorità strategiche dell'azienda.

Tutorial: implementazione del metodo OKR con la soluzione Zest

L'utilizzo di una soluzione web e mobile come la suite digitale Zest semplifica l'implementazione operativa del metodo OKR.

È importante che l'applicazione utilizzata sia mobile first, ovvero che sia accessibile anche da tablet o smartphone. In questo modo sarà possibile assegnare gli OKR ai dipendenti sul campo (nei negozi o nei magazzini, senza computer o email professionale) e coinvolgerli nella strategia e nella ragion d'essere dell'azienda.

In questo tutorial vi mostreremo come utilizzare lo strumento Zest per :

• definire gli obiettivi
• assegnare risultati chiave misurabili
• coinvolgere i dipendenti,
• mettere la direzione al servizio dei team,
• valutare e adattare gli obiettivi.

Immaginiamo Viviane, responsabile delle risorse umane in un'azienda di medie dimensioni. Il dipartimento Risorse Umane ha deciso che uno degli obiettivi del trimestre sarà quello di migliorare l'impegno dei dipendenti dell'azienda.

Viviane deve quindi definire le azioni chiave che svolgerà con i suoi colleghi per raggiungere questo obiettivo.

Fase 1

Per creare gli OKR, Viviane accede al suo account Zest sul computer o tramite l'applicazione mobile sul suo smartphone o tablet.

La funzione OKR si trova nel menu a sinistra e fa parte del pilastro "Successo" della suite digitale Zest. Il cliente ottiene quindi una panoramica degli OKR in corso (se presenti) e del loro stato.

Fa clic su "Crea un OKR" per iniziare.

Poi indica il titolo del suo obiettivo (O): "Aumentare il livello di impegno dei dipendenti". Ha poi la possibilità di aggiungere o meno una descrizione per il suo obiettivo. Quindi deve scegliere una data di inizio e di fine (il tempo concesso per raggiungere l'obiettivo).

Una volta scelte le date, cliccare su "Passo successivo".

I "consigli di Zest" sono a disposizione per guidare Viviane e aiutarla a creare un obiettivo rilevante per sé e per il suo team:

Fase 2

Per coinvolgere il suo team, Viviane può aggiungere dei collaboratori. Un collaboratore è un dipendente che contribuirà a questo OKR.

Ogni collaboratore riceve una notifica che lo informa dell'assegnazione di un OKR da parte di Viviane.

In Zest, un "collaboratore" può modificare i compiti e l'avanzamento dell'OKR assegnatogli. È libero di accettare o rifiutare di partecipare a un OKR.

Fase 3

Viviane deve ora scegliere la visibilità del suo OKR, cioè selezionare le persone che potranno accedere alle informazioni e alle attività relative all'OKR.

Sono disponibili tre modalità:

• Privato: solo Viviane e i collaboratori che ha aggiunto all'OKR possono accedervi.
  
  
• Condivisa: oltre a Viviane e ai suoi collaboratori, il suo manager e gli amministratori del suo reparto possono accedere all'OKR per monitorarlo.
  
  
• Pubblico: tutta l'azienda può accedere all'OKR creato da Viviane con l'obiettivo di allineare tutti gli OKR.

Viviane decide di condividere il suo OKR con i responsabili dei vari reparti, oltre che con i collaboratori che ha scelto. Seleziona quindi l'opzione "Condiviso" e clicca su "Passo successivo".

Passo 4

Ora è il momento di definire i Risultati Chiave (KR), che le permetteranno di misurare se il suo OKR è stato raggiunto. Anche per questa fase sono disponibili i suggerimenti di Zest.

Viviane definisce 3 Risultati Chiave e indica i collaboratori (o i responsabili) che ne saranno responsabili. Fa quindi clic su "Crea" per finalizzare la creazione del suo OKR.

L'OKR è ora visibile dalla sua interfaccia utente e Viviane, così come i collaboratori, possono seguirne l'andamento in tempo reale.

Fase 5

Il team lavora insieme per monitorare i progressi dell'OKR.

L'avanzamento degli OKR può essere facilmente modificato e si possono aggiungere commenti. Gli esperti di Zest consigliano di aggiornare lo stato di avanzamento di Obiettivi e Risultati chiave una volta al mese.

Queste modifiche sono poi visibili a tutti coloro che hanno accesso all'OKR.

Tutto pronto! Viviane e il suo team possono ora discutere i progressi dei loro OKR durante gli aggiornamenti regolari in Zest.