Come uscire dalle scartoffie con il database del personale: Vantaggi e passi per crearlo
A chi è mai piaciuto passare ore a fare ricerche in un archivio? A quanto pare nessuno.
Il database del personale è un sistema digitale, di solito sotto forma di cloud, in cui ogni informazione rilevante per le risorse umane è archiviata in modo centralizzato e che rende la vita più facile non solo ai responsabili delle risorse umane, ma anche ai dipendenti.
Un database del personale ha molti vantaggi, per questo vi mostreremo come implementarlo nella vostra azienda. Andiamo!
Che cos'è un database del personale?
I database del personale sono utilizzati dai responsabili delle risorse umane per archiviare le informazioni personali sui propri dipendenti. Spesso fanno parte di un sistema informativo del personale o di un software HR. Poiché può svolgere una serie di compiti, un database del personale copre molte aree, ad esempio la gestione dei candidati, l'amministrazione delle ferie o la contabilità delle retribuzioni.
L'insieme dei dati può includere qualsiasi cosa, dai file del personale alle informazioni sui dirigenti, sulle ferie e sulle assenze, sui turni o sulle schede orarie, sui fogli di presenza e sulle spese, oltre a qualsiasi altra informazione che possa aiutare il dipartimento delle risorse umane nell'amministrazione del personale.
È importante sapere che la creazione e la gestione di un database del personale sono soggette a co-determinazione e protezione dei dati.
Perché utilizzare un database dei dipendenti?
L'utilizzo di un unico database dei dipendenti facilita la gestione dei dati del personale da parte del dipartimento delle risorse umane, in quanto i dati vengono consolidati grazie a un sistema come MySQL. Un database completo facilita inoltre l'utilizzo dei dati da parte del management per la creazione di cruscotti o report sulle risorse umane.
Concedendo i diritti di accesso, gli utenti possono accedere direttamente ai loro dati rilevanti e aggiornati. Ciò significa che i dipendenti possono accedere a moduli importanti e ottenere risposte a domande di base senza dover coinvolgere il dipartimento HR.
Un unico database HR integrato offre molti altri vantaggi, tra cui:
Processo standardizzato e aggiornamenti coerenti
Un sistema integrato riunisce tutti i dati dei dipendenti in un'unica piattaforma, in modo da non dover utilizzare più piattaforme per apportare modifiche alle buste paga o di altro tipo. Ogni volta che vengono aggiunti o aggiornati nuovi dati, questi confluiscono direttamente e automaticamente nel database.
Maggiore sicurezza dei dati grazie ai diritti di accesso
Se memorizzate i dati dei vostri dipendenti in un unico database anziché in diversi sistemi, avete un maggiore controllo su chi può accedervi. Avete piena autonomia su quali gruppi di utenti possono visualizzare o modificare le informazioni.
Maggiore trasparenza
I dipendenti che hanno accesso al database possono visualizzare le loro buste paga e i loro benefit senza doversi recare ogni volta presso le Risorse Umane. I manager possono anche accedere allo storico delle prestazioni e della formazione del proprio team e generare report per supportare le revisioni e le valutazioni delle prestazioni.
Meno scartoffie
La documentazione cartacea diventa un problema del passato. Un database HR integrato in un software basato su cloud riduce tutti i documenti cartacei e crea una traccia digitale delle informazioni di ogni dipendente. Dashboard e report personalizzabili mostrano quali aggiornamenti sono stati fatti e quando, aiutandovi a tenerne traccia senza dover ricorrere a file e sistemi di archiviazione cartacei.
Aumento della produttività
L'inserimento di dati doppi fa perdere tempo e aumenta la possibilità di errori. Un unico database dei dipendenti vi aiuta a ridurre il tempo dedicato alla manutenzione dei dati, poiché lavorate con un unico sistema anziché con più sistemi. Ciò significa che il tempo risparmiato può essere utilizzato per altre attività di gestione del personale.
Come si crea un database dei dipendenti? 7 fasi
1 - Cosa si vuole ottenere con un database del personale?
Per implementare lo strumento giusto, dovete innanzitutto pensare a cosa volete ottenere con un database del personale. Che sia per:
- migliorare la pertinenza dei rapporti?
- automatizzare i processi HR?
- Integrare il libro paga con i processi di assunzione, benefit e altre aree?
- Tracciare i KPI delle risorse umane?
- Fornire a manager e dipendenti un accesso più semplice ai dati per favorire l'impegno e le prestazioni?
2 - Identificare le esigenze precise di dati
Una volta stabiliti i macro-obiettivi del database dei dipendenti e gli obiettivi che si vogliono raggiungere con esso, è possibile determinare gli elementi che si desidera includere nel database. Un buon punto di partenza è il ciclo di vita di un dipendente. Dovreste includere le attività che si verificano in ciascuna delle seguenti fasi del ciclo di vita di un dipendente:
- Assunzione e inserimento
- Gestione delle prestazioni
- Formazione e sviluppo
- Mantenimento e coinvolgimento
- Uscita dall'azienda
3 - Coinvolgere i principali stakeholder
Sebbene il reparto HR sia spesso responsabile della gestione dei dati dei dipendenti, è consigliabile coinvolgere anche gli stakeholder che devono approvare i nuovi investimenti tecnici, ad esempio l' alta direzione e il reparto IT. Dovreste anche coinvolgere gli utenti frequenti dei dati, ad esempio il responsabile delle paghe o altri dipendenti del reparto finanziario.
4 - Valutare diverse soluzioni
Per raggiungere i vostri obiettivi, dovreste cercare una soluzione standardizzata per i dati sulle risorse umane che abbia le seguenti caratteristiche:
- Basata sul cloud, in modo che i vostri dipendenti possano accedervi 24 ore su 24, 7 giorni su 7, da qualsiasi luogo.
- Supporto dedicato che vi assiste durante l'implementazione e che è disponibile giorno per giorno dopo l'implementazione.
- Moduli per supportare l'intero ciclo di vita dei dipendenti.
- Rapporti e cruscotti navigabili per supportare analisi e processi decisionali migliori.
5 - Raccolta dei dati esistenti
Indipendentemente dal formato, è necessario raccogliere i dati dei dipendenti esistenti e prepararli per essere inseriti nel database. Ad esempio, dovrete avere a portata di mano le vostre politiche retributive e di ferie, in modo da poterle integrare nel nuovo sistema.
6 - Formazione dei dipendenti
Prendete il tempo necessario per formare il personale e fornire le risorse necessarie affinché sappia dove accedere alle buste paga, alle informazioni sulle assenze e ad altri dati.
7 - Ampliare i dati dei dipendenti
L'archiviazione e l'aggiornamento dei dati vi offrirà nuove opportunità di utilizzo e di reporting. Ad esempio, potete creare nuovi report personalizzati che vi aiutino a prendere decisioni e a comprendere l'impatto dei vari programmi e attività HR.
Conclusione
Una gestione efficace dei dati sulle risorse umane richiede qualcosa di più di fogli di calcolo Excel e altri strumenti manuali. Per risparmiare tempo e aumentare l'accuratezza e la coerenza dei dati sulle risorse umane, è essenziale disporre di un database affidabile per semplificare la vita a voi e ai vostri dipendenti.
L'integrazione dei dati relativi alle persone in un'unica posizione centralizzata vi supporta nel processo decisionale e vi aiuta a rendere più produttiva l'amministrazione delle risorse umane.
Articolo tradotto dal tedesco