Tutto quello che c'è da sapere sui file del personale
Cosa sono i fascicoli del personale e a cosa servono?
Nell'ambito dell'amministrazione del personale, il fascicolo personale è uno dei documenti più importanti che deve rispettare una serie di dettagli e regole obbligatorie.
Cosa può essere inserito nel fascicolo personale e quali obblighi ha il dipendente? Le risposte ⤵️
Che cos'è un fascicolo personale? - Definizione
Il fascicolo del personale contiene documenti e registri relativi al dipendente e al rapporto di lavoro. Il fascicolo è tenuto dal datore di lavoro per i suoi dipendenti. Per questo motivo, dovrebbe fornire un quadro il più possibile completo, veritiero e ben curato della carriera professionale del dipendente.
Tuttavia, nel settore pubblico esiste solo una definizione legale del fascicolo personale. Secondo l'articolo 106 (1) della legge federale sul servizio civile, un fascicolo personale comprende "tutti i documenti, compresi i dati memorizzati in file, (...) nella misura in cui hanno un collegamento interno diretto con il rapporto di lavoro".
Tuttavia, la creazione di un fascicolo personale è raccomandata anche nel settore privato per conservare in modo organizzato e sicuro i documenti dei dipendenti, che il datore di lavoro deve presentare in conformità alle norme sulla salute e la sicurezza sul lavoro (legge sull'orario di lavoro, legge sui registri del lavoro o legge sulla protezione della maternità) o agli istituti di assicurazione sociale e alle autorità fiscali.
Anche la forma del fascicolo personale non è regolamentata dalla legge. La maggior parte delle aziende ha abbandonato la forma cartacea e utilizza ora un fascicolo personale digitale. Tuttavia, anche con questa nuova forma, la protezione dei dati dei dipendenti deve essere mantenuta.
Cosa va inserito nel fascicolo personale? - Contenuto
Anche il contenuto del fascicolo personale non è stabilito dalla legge. Di norma, i datori di lavoro includono i seguenti documenti e carte:
Documenti personali
- Cognome, nome
- indirizzo
- data di nascita
- Sesso
- nazionalità
- Foto
- Patente di guida
- Dichiarazione di lavoro secondario
- Permesso di lavoro
- Certificati medici
Documenti di candidatura
- Risultati del test di candidatura
- Referenze e certificati di lavoro
- Curriculum vitae
- Lettera di candidatura
- Note del colloquio
- Prova di formazione continua
Documenti relativi al lavoro
- Descrizione del lavoro
- Contratto di lavoro
- Modifiche del contratto
- promozioni
- Avvertenze
- valutazioni
- Misure di formazione
- Lettera di avvertimento
Documenti relativi a ferie e assenze
- Richieste di congedo
- Congedo parentale
- Congedo di maternità
Documenti relativi alla retribuzione
- Coordinate bancarie del dipendente
- Informazioni sulla retribuzione di base e sulle componenti variabili della retribuzione
- Anticipi
- pignoramenti di salario
- Carta di previdenza sociale
Cosa non deve essere incluso nel fascicolo personale?
L'elenco di cui sopra è solo un esempio per aiutarvi a creare i file del personale. È ovviamente possibile omettere alcuni documenti o aggiungere altre informazioni che si ritengono rilevanti.
Solo i documenti relativi al lavoro del dipendente possono essere inseriti in un fascicolo personale, ovvero le abitudini private dei dipendenti non sono ammesse. Di conseguenza, i seguenti documenti non devono essere inclusi nei fascicoli personali:
- motivi e rapporti di malattia,
- documenti medici,
- informazioni private sul dipendente, come i profili dei social media,
- orari dei turni,
- note di rendimento del datore di lavoro, ecc.
Diritti e obblighi
In linea di principio, il datore di lavoro non ha l'obbligo di tenere un fascicolo personale. Tuttavia, le aziende in genere tengono un fascicolo sui propri dipendenti, poiché ciò è nell'interesse di entrambe le parti. Questa circostanza solleva quindi la questione della protezione dei dati e della conservazione dei file.
Conservazione
Il datore di lavoro deve conservare con cura tutti i fascicoli nell'ambito dell'obbligo di diligenza. Solo il datore di lavoro e il personale autorizzato delle risorse umane possono trattare o gestire i file del personale. Di conseguenza, una terza parte non può visualizzare o gestire i file di un dipendente. Inoltre, i file del personale non possono essere resi pubblici.
Per rendere rapidamente disponibili tutti i file del personale, il datore di lavoro può raccoglierli e archiviarli in un unico luogo. È importante che il luogo di archiviazione possa essere chiuso in modo sicuro, poiché questi documenti personali devono essere protetti dall'accesso di terzi in conformità alle leggi sulla protezione dei dati.
Per garantire un'archiviazione ottimale, i file del personale possono essere archiviati in modo sicuro in forma digitale utilizzando un software specializzato, come il software HR. Questi software offrono molti vantaggi, come ad esempio
- Archiviazione: non è necessario alcuno spazio di archiviazione, poiché l'archiviazione avviene solitamente tramite cloud.
- Ricerca per parole chiave: le singole informazioni possono essere trovate in pochissimo tempo.
- Mobilità: Le informazioni (se sono archiviate a livello centrale) sono disponibili non solo su un terminale, ma anche da uno smartphone o da un tablet.
Protezione dei dati
I file del personale contengono informazioni personali. I file del personale digitali devono quindi soddisfare i requisiti speciali relativi alla raccolta, all'elaborazione e all'utilizzo dei dati, regolati dalla legge federale sulla protezione dei dati (BDSG). Ciò significa, ad esempio, che il datore di lavoro deve ottenere il consenso esplicito del dipendente per la raccolta, la trasmissione e l'archiviazione dei suoi dati. Questo può anche assumere la forma di un accordo aziendale che, in consultazione con il comitato aziendale, preveda l'implementazione e l'introduzione di un fascicolo personale elettronico per tutti i dipendenti.
Il trattamento dei dati deve inoltre essere effettuato per uno scopo specifico al fine di rispettare i principi di protezione dei dati. Ai sensi dell'articolo 26 (1) del BDSG (nuovo), i file del personale possono essere trattati solo per finalità specifiche del rapporto di lavoro, ovvero per
- l' instaurazione di un rapporto di lavoro,
- dopo l'instaurazione del rapporto di lavoro, per la sua attuazione,
- la cessazione del rapporto di lavoro,
- l' esercizio o l'adempimento dei diritti e degli obblighi dei rappresentanti dei lavoratori derivanti da una legge o da un contratto collettivo, da un contratto di lavoro o di servizio,
- il reato penale di un dipendente.
Se non c'è più uno scopo di conservazione, i documenti devono essere cancellati.
Per quanto riguarda il periodo di conservazione, tuttavia, devono essere rispettati alcuni periodi di conservazione, ad esempio i documenti contabili sui pagamenti dei salari, i file creati in conformità alla legge sull'orario di lavoro o alla legge sulla protezione della maternità.
Chi può consultare i fascicoli del personale?
Secondo la Legge costituzionale federale, ogni dipendente ha il diritto di consultare il proprio fascicolo personale in qualsiasi momento e per qualsiasi motivo. È quindi consigliabile che i dipendenti si avvalgano regolarmente di questo diritto per evitare problemi in seguito. I dipendenti possono leggere il proprio fascicolo personale, prendere appunti o fare fotocopie di determinati documenti.
I dipendenti hanno anche la possibilità di commentare il contenuto del loro fascicolo personale. Possono redigere dichiarazioni (scritte) da allegare al fascicolo personale in un luogo appropriato. Possono anche chiedere che le informazioni non corrette vengano rimosse dal loro fascicolo personale. Questo vale, ad esempio, per le accuse di fatto che potrebbero compromettere la carriera del dipendente. Se il datore di lavoro non ottempera o non ottempera in misura sufficiente, il dipendente può far valere il proprio diritto alla modifica o alla rimozione in tribunale.
I dati contenuti in un fascicolo personale devono essere protetti in modo sicuro e possono essere consultati solo da determinate persone. Tuttavia, un fascicolo personale cartaceo può passare attraverso diverse mani (responsabile delle risorse umane, datore di lavoro, responsabile delle buste paga, ecc. I file del personale digitali, raccolti e protetti in un luogo centralizzato, possono facilmente aggirare questo problema, poiché ogni singolo file dei dipendenti è crittografato.
E voi, utilizzate già un software HR per archiviare i vostri file personali? Fatecelo sapere nella casella dei commenti!
Articolo tradotto dal tedesco