Transizione digitale: AKENA si affida a Kizeo Forms per digitalizzare la propria attività!
In questo caso di studio, Julien Micheneau, Communications Manager di AKENA, spiega perché il gruppo AKENA ha scelto Kizeo Forms per trasformare e convertire i suoi numerosi moduli cartacei in formato digitale.
Scoprite di più su questo software di gestione dei servizi attraverso questa testimonianza del cliente.
AKENA, la regina delle verande!
Fondato nel 1981, il gruppo AKENA produce e commercializza la propria gamma di giardini d'inverno. L'azienda dispone di una rete di 70 filiali in Francia e di un sito di produzione dove vengono realizzate 5.000 verande all'anno. L'azienda lavora costantemente per migliorare e sviluppare i propri prodotti. Attualmente AKENA impiega 400 persone e ha un fatturato di oltre 65 milioni di euro.
Per aumentare la propria presenza sul mercato, AKENA ha appena acquisito AZENCO, l'azienda numero 2 nel mercato delle coperture per piscine. I due marchi e il loro fatturato combinato (oltre 100 milioni di euro) hanno creato il più grande produttore francese di verande, pergole e coperture per piscine. Il Gruppo AKENA punta a un aumento del 15% del fatturato.
Forme digitali: la chiave del successo
Per raggiungere questo ambizioso obiettivo, AKENA vuole innanzitutto aumentare la propria capacità produttiva, quindi aprire altre 20 filiali e assumere da 60 a 80 persone.
Inoltre, i progetti devono essere portati a termine con scadenze sempre più ravvicinate e la creazione di un paesaggio esterno su misura richiede un'estrema attenzione alla qualità e alla condivisione di tutte le informazioni raccolte.
Fino ad oggi, i dipendenti di AKENA (personale di vendita, geometri, montatori, assistenza post-vendita, ecc.) erano soliti compilare innumerevoli e noiosi moduli cartacei, che a volte tornavano incompleti o illeggibili. I dati venivano in genere reinseriti al computer, con conseguente perdita di tempo ed errori o omissioni che a volte portavano a fraintendimenti da parte dei clienti.
Nel 2018, l'azienda ha quindi deciso di modernizzarsi effettuando una transizione digitale per aumentare la produttività e migliorare il comfort di lavoro dei suoi team.
Kizeo Forms, uno strumento all'altezza della sfida
Kizeo Forms è stata la scelta più ovvia. Le prestazioni di questa soluzione, unite alla sua facilità d'uso, hanno rapidamente convinto la direzione.
Ad esempio, la possibilità di operare in modalità disconnessa (senza Internet), di inviare automaticamente i documenti via e-mail dopo averli inseriti sul tablet, di raccogliere le firme dei clienti e di integrare e modificare le foto erano tutte caratteristiche fondamentali.
È stato creato un team di progetto di due persone, che è stato poi formato all'uso di Kizeo Forms da un partner esterno. Ben supportato, il team si è poi dedicato alla creazione di più moduli digitali e all' implementazione interna della soluzione.
Oggi, a meno di 10 mesi dall'inizio del progetto, i risultati sono più che soddisfacenti.
I tecnici inseriscono tutti i dati sul campo sui loro tablet, incorporano foto e diagrammi tecnici e fanno firmare i clienti direttamente dai loro tablet.
Abbiamo iniziato equipaggiando i tecnici che probabilmente sarebbero stati i più abili nel maneggiare le tavolette digitali. Hanno seguito un corso di formazione di 2 ore e poi tutti si sono esercitati. Ora hanno adottato l'applicazione, ne apprezzano la facilità d'uso e non utilizzano più moduli cartacei.
Oggi i rapporti che seguono i rilievi quantitativi, i rapporti di installazione, le modifiche, le richieste di utensili e i rapporti di accettazione sono compilati perfettamente: qualsiasi modulo incompleto non può essere registrato, perché ci sono campi obbligatori.
Sono inoltre arricchiti da foto e inviati automaticamente per e-mail alle persone giuste in tutti i reparti dell'azienda.
Le informazioni digitalizzate in questo modo circolano rapidamente e sicuramente meglio che nell'era della carta.
I risultati ottenuti con Kizeo Forms
Un progetto di questo tipo richiede un' implementazione progressiva. Entro i prossimi 3 mesi, accelereremo l'implementazione della soluzione Kizeo Forms e passeremo da 25 a oltre 100 dipendenti equipaggiati.
In secondo luogo, vogliamo interconnettere Kizeo Forms con il nostro ERP. Evitando di inserire nuovamente i file e di fotocopiare i documenti, stiamo risparmiando tempo prezioso (già diverse decine di ore alla settimana).
Riteniamo di aver ridotto in modo significativo il numero di errori sui nostri siti.
I nostri tecnici e account manager hanno ormai adottato pienamente lo strumento e trovano più comodo essere dotati di tablet digitali piuttosto che portarsi dietro chili di documenti cartacei.
Kizeo Forms ci permette di migliorare la qualità e di comunicare in modo molto più efficace all'interno, poiché tutti i documenti creati dall'applicazione vengono inviati alle persone giuste subito dopo essere stati inseriti sul tablet".
Testimonianza di Christian SAUVETRE, responsabile dell'installazione presso AKENA:
"Erano anni che aspettavo uno strumento come questo e con questo primo progetto digitale abbiamo fatto un enorme passo avanti!
Ora supervisiono una cinquantina di squadre di 2 montatori. Hanno iniziato a utilizzare Kizeo Forms per l'accettazione del cantiere e i rapporti di installazione. Quando il modulo viene convalidato sul tablet, il cliente riceve automaticamente il documento nella sua casella di posta elettronica. Il tutto confluisce anche nel nostro ERP, a cui tutti hanno accesso per tenere traccia di ogni lavoro.
Di recente abbiamo creato dei moduli di richiesta di materiale, che vengono inviati direttamente al nostro negozio di fornitori, in modo che le squadre possano essere rifornite. In termini di tempo, stimiamo di aver risparmiato una settimana. Stiamo anche risparmiando molta carta sui moduli d'ordine, che prima erano di 8 pagine.
Oltre a Kizeo Forms, abbiamo creato dei video per facilitare l'installazione, che tutti possono guardare sul proprio tablet. Molto presto renderemo disponibile l'intero file del sito. E abbiamo molte altre idee!
Grazie a Kizeo Forms, AKENA ha snellito notevolmente i suoi processi interni, facendo risparmiare tempo a tutti in ogni fase.
Nel complesso, AKENA sta migliorando la soddisfazione dei clienti e si sta posizionando con ancora più forza come "Regina delle verande, delle pergole e presto delle coperture per piscine"!
Articolo tradotto dal francese