La registrazione del tempo nel telelavoro: non lasciate che qualcosa vi faccia perdere il controllo

Se come umani non potete controllare tutto, come responsabili delle risorse umane potreste essere a un passo dal farlo 😅.

Probabilmente vi siete già impegnati a fondo per rispettare il Regio Decreto Legge 8/2019 in termini di registrazione del tempo. Ora le regole del gioco sono cambiate e la registrazione deve essere garantita, anche nel telelavoro.

Affinché la registrazione delle ore non sfugga di mano, verificate con noi alcuni aspetti fondamentali del telelavoro: la registrazione delle ore secondo la normativa, da quando farla a come garantirla.

Poiché il monitoraggio è inevitabile, ma il meccanismo è facoltativo, continuate a leggere per saperne di più!

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Che cos'è la registrazione dell'orario?

Il Regio Decreto Legge 8/2019, che prevede misure urgenti per la protezione sociale e la lotta alla precarietà della giornata lavorativa, ha reso obbligatorio per le aziende un sistema di registrazione degli orari.

In base a ciò, gli orari di entrata e uscita dei lavoratori devono essere registrati in un registro, che può essere conservato per quattro anni ed è disponibile per la consultazione da parte dei sindacati e delle autorità.

Lo scopo di questo sistema di controllo è

• garantire il rispetto degli orari di lavoro
• regolare gli straordinari in termini di quantità e di corretta retribuzione.

Questa normativa si applica a tutte le aziende, anche se esenta alcuni rapporti di lavoro particolari e alcuni lavoratori sottoposti a regimi specifici.

Telelavoro: obbligo di registrazione dell'orario

La prima cosa da ricordare è che, alla luce della legge, i lavoratori sono considerati telelavoratori dal momento in cui completano il 30% della giornata lavorativa a distanza.

Da quando il telelavoro si è diffuso in Spagna, l' orario di lavoro flessibile è entrato nell'agenda delle aziende per quanto riguarda le modalità di lavoro che attuano e offrono ai propri dipendenti.

Il compito, piuttosto difficile da affrontare, ha fatto emergere la necessità di una regolamentazione e di meccanismi di controllo. Questi, inoltre, dovevano inquadrare le nuove pratiche ed essere in linea con quanto già previsto da altre normative, come il Regio Decreto Legislativo 2/2015:

L'azienda dovrà garantire la registrazione giornaliera della giornata lavorativa, che comprenderà gli orari specifici di inizio e fine della giornata lavorativa di ciascun lavoratore, fatta salva la flessibilità dell'orario di lavoro stabilita nel presente articolo.

Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

Come funziona la registrazione del tempo nel telelavoro?

In seguito a questa esigenza, il 13 ottobre 2020 è entrata in vigore la legge sul telelavoro. Le sue disposizioni principali relative alla registrazione dell'orario includono i seguenti diritti:

• Compensazione finanziaria. Grazie alla corretta registrazione dell'orario, i lavoratori avranno la garanzia di ricevere una compensazione finanziaria corrispondente al tempo trascorso lavorando a distanza.
• Orario di lavoro flessibile. Chi lavora a distanza può beneficiare di orari di lavoro flessibili, concordati con il datore di lavoro. Anche in questo caso la registrazione dell'orario è particolarmente utile, in quanto fornisce un resoconto accurato delle ore lavorate.
• Privacy. Deve essere garantito il rispetto della privacy dei lavoratori. Anche se l'azienda ha il diritto di implementare sistemi di rilevazione delle presenze, ciò non include l'installazione di applicazioni su dispositivi personali.
• Parità di trattamento. I lavoratori a distanza devono godere degli stessi diritti dei lavoratori in sede. Questo si riferisce a tutto ciò che riguarda:
  • corretto accesso alle informazioni
  • retribuzione,
  • opportunità di promozione,
  • stabilità,
  • comunicazione adeguata tra colleghi e con la direzione, ecc.

D'altra parte, in termini di obblighi che le aziende hanno nei confronti dei propri dipendenti, spiccano i seguenti:

• Disconnessione digitale. I periodi di riposo, così come la durata stabilita della giornata lavorativa, devono essere rispettati dal datore di lavoro, limitando l'uso dei mezzi di comunicazione tecnologici.
• Responsabilità finanziaria. I datori di lavoro sono tenuti a sostenere le spese sostenute nell'ambito del telelavoro, come stabilito dalla contrattazione collettiva o dall'accordo di telelavoro. Tali spese comprendono i costi per
  • attrezzature informatiche (computer, adattatori, ecc.),
  • arredamento (sedie, scrivanie, lampade, ecc.),
  • una parte della connessione a Internet e della tariffa mobile, nel caso in cui i lavoratori debbano utilizzare il loro telefono personale.

☝️ Tenetelo d'occhio

• Il telelavoro è oggi una modalità di lavoro volontaria.
• Deve essere regolato attraverso un accordo o un contratto di telelavoro.
• In caso di mancato rispetto della registrazione dell'orario della giornata lavorativa, confermata dagli ispettori del lavoro e della previdenza sociale, sono previste sanzioni pecuniarie che possono arrivare fino a 6.250 euro.

Come si realizza un registro del telelavoro?

Sebbene la legge renda obbligatoria la registrazione dell'orario di lavoro per il telelavoro, non specifica come le aziende debbano ottemperare a questo requisito. Ciò è indicato nella Guida alla registrazione dell'orario di lavoro del Ministero del Lavoro, della Migrazione e della Previdenza Sociale:

Sarà valido qualsiasi sistema o supporto, cartaceo o telematico, idoneo a soddisfare l'obiettivo legale, ossia fornire informazioni affidabili, non modificabili e non manipolabili a posteriori, né dal datore di lavoro né dal lavoratore stesso.

L'uso di sistemi di impronte digitali, tuttavia, non è più possibile "almeno durante lo stato di allarme e le sue possibili estensioni".

Altri metodi di controllo che possono essere utilizzati sono:

• Registrazione del tempo in Excel. In genere le piccole aziende, prima di provare un nuovo sistema, optano per una vecchia conoscenza: Excel. L'utilizzo di un modello di rilevazione delle presenze con tutti i dati dei lavoratori e le specifiche del loro contratto per quanto riguarda le timbrature in entrata e in uscita può essere effettuato e controllato dalla tracciabilità offerta dai servizi di file hosting basati su cloud.
• Software per la rilevazione delle presenze. Oggi sul mercato esistono diversi strumenti per la rilevazione delle presenze, che vanno dal software per il rilevamento delle attività (mouse e tastiera), ai sistemi di riconoscimento facciale, ai terminali a scheda. I vantaggi di questo tipo di software sono molteplici:
  • Risparmio di tempo grazie all'automazione non solo della registrazione, ma anche della verifica delle ore dichiarate;
  • conformità legislativa;
  • semplificazione del processo di timbratura;
  • maggiore trasparenza per i lavoratori;
  • protezione dei dati, ecc.
• Applicazioni per la rilevazione delle presenze. Queste applicazioni possono essere versioni mobili del software di rilevazione presenze esistente in azienda, che includono ad esempio precise funzionalità di geolocalizzazione.

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Per riassumere...

La registrazione dell'orario di lavoro in Spagna è obbligatoria. Ciò significa che, indipendentemente dal fatto che la dinamica lavorativa dell'azienda si basi sul lavoro a distanza, sul lavoro ibrido o sul lavoro al cento per cento faccia a faccia, è necessario monitorare e controllare gli orari di entrata e uscita dei dipendenti. Inoltre, i registri devono essere conservati e messi a disposizione dell'autorità competente in caso di ispezione.

Se consideriamo che dal momento in cui un lavoratore trascorre il 30% della sua giornata lavorativa a casa, viene considerato "telelavoratore", comprendiamo l'importanza di conoscere i requisiti che le aziende devono rispettare per garantire il corretto svolgimento del lavoro dei propri dipendenti.

Il quadro giuridico spagnolo prevede già disposizioni che regolano il telelavoro e i suoi meccanismi di controllo. Ogni azienda, tuttavia, è libera di scegliere il metodo più conveniente per svolgerlo e non essere soggetta a pesanti multe e sanzioni.

Sebbene il software di rilevazione presenze offra una serie di vantaggi per questa procedura, esistono molte altre opzioni per garantire il rispetto degli orari di lavoro dei dipendenti.

Domande? Lasciatele nei commenti!