[Infopro Digital ottimizza pianificazione e risorse

L'azienda leader nell'informazione automobilistica per i metodi e i pezzi di ricambio, che ha finemente redatto i bilanci dei suoi studi.

Infopro Digital (3.600 dipendenti, 480 milioni di euro di fatturato, presenza in 15 paesi) sviluppa soluzioni digitali (piattaforme, software, fiere, banche dati, formazione) che consentono ai suoi clienti di sei comunità professionali (assicurazioni e finanza, automotive, edilizia, distribuzione, industria e settore pubblico) di incrementare le loro performance di vendita.

La sua attività nel settore automobilistico è leader nel mercato francese dei dati relativi ai metodi e ai pezzi di ricambio. Per sviluppare questo tipo di servizio per l'esportazione, l'azienda ha dovuto innanzitutto ottenere una visione più dettagliata dei suoi tempi di ricerca. Si è quindi passati a una fase di analisi dei tempi attraverso un controllo incrociato delle informazioni. Philippe Sevot, Responsabile Qualità e Cambiamento, spiega le sfide organizzative di Infopro Digital.

Un mercato francese favorevole, ambizioni internazionali

Infopro Digital progetta manuali di riparazione auto per produttori internazionali e privati. Ora che questi manuali sono in formato digitale, l'azienda sta arricchendo i database tradotti in 47 lingue su un'applicazione utilizzata dai suoi clienti. Il manuale include dettagli sui pezzi di ricambio, prezzi, informazioni necessarie per redigere preventivi e cifre assicurative in caso di danni.

L'azienda è leader di mercato in Francia per i dati relativi a "Metodi" e "Ricambi", fornendo un servizio completo. Per quanto riguarda i soli Metodi, Infopro Digital non ha concorrenti in Francia in questo mercato di nicchia. Ha progettato applicazioni specializzate per parabrezza, specchietti e parti di parabrezza per le reti che lavorano con gli assicuratori. I preventivi prodotti con lo strumento interno di Infopro Digital devono comunicare con la soluzione assicurativa per essere rimborsati.

L'ambizione dell'azienda è quella di sviluppare i propri metodi all'estero, oltre che nei ricambi, dove si confronterà, tra gli altri, con operatori britannici e tedeschi.

La sfida: una conoscenza approfondita dei pezzi e dei metodi utilizzati

Un enorme database (95.000 voci) composto principalmente da informazioni sui produttori è il cuore dell'attività.

"La sfida per il reparto Produzione, distribuito su più sedi - Antony, Orléans, Bordeaux e Tunisia - è recuperare le informazioni dai produttori e inserirle in un database da pubblicare sugli strumenti di Infopro Digital. Il database rimane unico, ma gli strumenti prenderanno parti specifiche a seconda del cliente. In quanto editore, beneficiamo di contratti speciali per modificare e ricreare la documentazione tecnica dei costruttori, che integriamo con iconografia e metodi interni", spiega Philippe Sevot, che è anche responsabile dell'assistenza documentale.

La costruzione di un'auto è un processo complesso

Un veicolo è costituito da un insieme complesso di componenti. Una carrozzeria può avere 5 porte ed essere disponibile nelle versioni statione, cabriolet, 3-4 o 5 porte. Ci sono anche diversi motori, cambi e telai. I raggruppamenti vengono effettuati durante la produzione. Ad esempio, un cambio dell'olio del motore coinvolge un gruppo di veicoli. In questo contesto, uno studio consiste nel prendere una serie di veicoli e raccogliere informazioni per ogni motore, cambio, carrozzeria, ecc.

Per Infopro Digital uno studio è come costruire un veicolo "reale". Così, ad esempio, iniettiamo un certo numero di metodi, parti e tempi di manodopera in un telaio sportivo Audi A4 estate con un motore da 2 litri e un cambio automatico a 7 rapporti. Alcuni team si occupano di metodi di livello 1 o 2, altri di ricambi, tempi o prezzi del produttore originale.

"Stimare i tempi di produzione di uno studio era complesso e ci trovavamo di fronte a imprecisioni e tempi di elaborazione considerati troppo lunghi. Avevamo bisogno di una soluzione robusta in grado di attribuire un numero preciso di ore a parti specifiche del processo produttivo. Lo strumento Beebole è stato realizzato su misura per soddisfare tutti questi requisiti.

Philippe Sevot, responsable Qualité et Changement pour l’activité automobile

Beebole: uno strumento facile da usare e flessibile per tracciare le tendenze

I dipendenti possono accedere a un foglio di attività tramite il proprio desktop o smartphone. Il foglio è presentato in una semplice visualizzazione giornaliera o settimanale. La "materia prima" è un'automobile. Il dipendente sceglie un'attività da un menu a tendina con decine di migliaia di voci. Ogni modello ha un "codice gruppo modello" che visualizza tutti gli elementi relativi al modello selezionato. Infopro Digital ha elencato tutti i modelli di auto su cui sta lavorando, tenendo presente che un modello può avere un motore diverso, esistere in più versioni, ecc.

L'azienda aveva bisogno di un sistema robusto in grado di elaborare questa massa di informazioni sotto forma di progetti. Il dipendente seleziona una voce e inserisce un numero di ore e/o minuti. Non è necessario indicare l'ora di inizio o di fine. Una volta effettuata la registrazione, il dipendente può inviare il foglio per l'approvazione. Tutto funziona in modo molto fluido.

L'amministratore si occupa di due cose

• creare tutti i modelli di auto man mano che arrivano,
• la creazione dei dipendenti nel sistema e dei loro diritti di accesso.

Il sistema di raggruppamento delle voci consente di definire i trend

Uno dei punti chiave del sistema: Philippe Sevot ha sviluppato un sistema per raggruppare le voci e dare loro una nuova dimensione. I modelli di autovetture sono stati quindi strutturati per marca, tipo di motore, ecc. I gruppi sono una ventina, il che aggiunge una dimensione a ogni voce dell'elenco.

L'elenco dei modelli di auto mostra quindi le diverse marche, i motori, le cilindrate, ecc. Quando si generano i rapporti, l'amministratore ottiene una visione complessiva di tutti i modelli di auto, ma incorporando i vari criteri di gruppo predefiniti. È quindi possibile analizzare il tempo impiegato per tutti i modelli Fiat, ad esempio, o il tempo medio di smontaggio di un'auto a benzina, ecc. Il sistema consente quindi un'analisi avanzata e la definizione di tendenze per modello.

Gestione complessa dei tempi in più siti

I controlli di qualità e di consegna vengono aggiunti durante tutto il processo di produzione. Ogni fase è stata dettagliata nello strumento di gestione dei tempi. L'obiettivo è di poter identificare con precisione, per ogni veicolo creato, il tempo necessario per completare il livello "parti e manutenzione", il livello "600 parti" e il livello "coppia". Ad esempio, il completamento del livello "600 pezzi" richiede il 10% del tempo per la preparazione del veicolo, il 70% per la produzione pura e il 20% per il controllo qualità. Lo strumento di gestione del tempo è stato quindi specificato in questo modo fin dall'inizio. Dal punto di vista etico, era fuori discussione utilizzarlo per misurare la produttività o per le valutazioni annuali.

Oggi il personale francese lavora 7,30 ore al giorno e 6,30 ore il venerdì. La settimana è stata congelata a 36 ore e 50 minuti. Philippe Sevot ha incontrato difficoltà quando si è trattato di lavorare più ore: "Volevamo bloccare la giornata a 7,30 ore al giorno. Se l'orario veniva superato, il dirigente doveva presentare una richiesta di straordinario, che richiedeva l'inserimento di un regolamento specifico per limitare la giornata lavorativa giornaliera a 7,30 ore".

Per quanto riguarda l'entità tunisina, essa lavora 8 ore al giorno. Tuttavia, durante il periodo del Ramadan, questo orario viene ridotto a 6,30 ore, come in estate, per poi tornare a 8 ore a settembre.

Monitoraggio dei tempi di studio e degli incarichi

"Idealmente, vorremmo perfezionare la nostra nozione di programmazione giornaliera/settimanale e avere la possibilità di creare fasce orarie standard assegnate ai dipendenti o ai team. Il vantaggio attuale di Beebole è che, a colpo d'occhio, possiamo vedere lo stato di un inserimento (normale o anomalo) attraverso un codice di colore verde o rosso".

Inoltre, un tecnico di un team che lavora sui parabrezza può temporaneamente aiutare un altro team con la filtrazione. Di conseguenza, il sistema si ritrova con voci incoerenti: pur facendo parte del team dei parabrezza, ha svolto attività relative ai filtri.

"Ora so che Beebole integra il concetto di squadra. Basta creare due tipi di team: team di 'persone' e team di 'progetti' o 'attività'. In Beebole appaiono due colonne diverse, che consentono di visualizzare i movimenti tra i team.

Con il senno di poi, Sevot misura il tempo trascorso a compilare un database ed è in grado di identificare le tendenze temporali nella progettazione degli studi, in particolare grazie alla meta-visione non intrusiva fornita dai gruppi. Ciò gli consente di pianificare meglio le risorse e il numero di studi per i prossimi anni.

Guadagni in termini di precisione

Nell'ultimo anno, un nuovo team di governance ha assunto una missione di qualità e sta effettuando un controllo incrociato delle informazioni: "Beebole mi permette di verificare che le ore siano effettivamente inserite per ogni fase, in modo da andare oltre la dichiarazione. Le cifre annunciate da un lato devono corrispondere ai dati effettivamente inseriti", assicura Sevot. Poiché il sistema è utilizzato da quasi 300 persone, il rigore è essenziale. Soprattutto perché il costo si ripercuote sul prezzo della documentazione che i clienti acquistano.

Spiega: "Alcuni tipi di studio richiedevano dodici giorni per essere completati, un periodo ridotto a 9 giorni dalla precedente gestione. La durata effettiva era di 7 giorni. Tuttavia, non erano state inserite le fasi di preparazione che avrebbero ridotto gli errori successivi. Sono stati quindi richiesti altri 2 giorni. Mi assicuro che vengano inseriti correttamente in Beebole. Alla fine, la mancanza di precisione si ritorce sistematicamente contro le registrazioni imprecise.

Sviluppi nell'uso operativo della gestione del tempo

Attualmente, il sig. Sevot lavora con un'estrazione mensile e poi produce tabelle pivot. Ciò gli consente di effettuare controlli incrociati con altri tipi di tabelle. Per il momento, il processo è ancora un po' macchinoso, perché queste esportazioni mensili di circa 5.000 righe in Excel stanno per raggiungere i loro limiti. Excel stesso non è destinato a essere un database e, a medio termine, sarà probabilmente necessario utilizzare una soluzione intermedia.

Tuttavia, Beebole offre un cruscotto che copre uno spettro relativamente ampio di esigenze di reporting. Un componente aggiuntivo, sotto forma di un piccolo menu laterale, consente di recuperare in tempo reale dati esterni come quelli di Google Sheets con un semplice clic. Non è necessario rielaborare i dati, né i grafici, i vlookup o le tabelle pivot: basta aggiornare i dati di Beebole con l'apposito pulsante, per non dover ricreare ogni volta un report ed evitare di perdere informazioni. Per il momento, i componenti aggiuntivi riguardano solo il mondo Google.

Il "plus" di Beebole: l'ottimizzazione della qualità

"La semplificazione della gestione quotidiana del tempo è ciò che mi piace di più di Beebole. I cambiamenti sono immediatamente visibili".

Philippe Sevot, Responsabile Qualità e Cambiamento della Divisione Automotive

Inizialmente, lo strumento veniva utilizzato per elaborare il budget per gli studi futuri. Ora può essere utilizzato anche per verificare che quanto dichiarato in termini di ore sia effettivamente svolto, come parte di un processo continuo di controllo della qualità. Con il vantaggio di quasi 6 anni di esperienza operativa, le cifre medie diventano più significative e affidabili con l'afflusso di dati nel tempo.

"La semplificazione della gestione quotidiana del tempo è ciò che apprezzo di più di Beebole. I cambiamenti sono immediatamente visibili. Stiamo per esaminare più da vicino la funzione di attivazione del cronometro disponibile nelle impostazioni del foglio attività, che ci consentirà di monitorare i tempi ancora più da vicino", conclude Sevot. Infine, Infopro Digital è in linea con l'approccio organizzativo della Corte di Giustizia dell'Unione Europea, che spinge per l'utilizzo di un'unica soluzione di gestione dei servizi per garantire la trasparenza degli orari di lavoro e il monitoraggio degli straordinari.