Tutto quello che c'è da sapere sulla dematerializzazione dei documenti amministrativi
La dematerializzazione dei documenti amministrativi è una parte importante della transizione digitale per le imprese e le organizzazioni pubbliche. I cambiamenti nella legislazione francese ed europea, insieme alla proliferazione degli strumenti disponibili sul mercato, rendono questo compito non facile.
Il documento amministrativo più dematerializzato ad oggi è la fattura. E se non fosse più necessario creare, stampare, firmare, inviare e poi digitalizzare i documenti? La firma elettronica è la chiave del successo della dematerializzazione dei documenti: semplifica il ciclo di vita dei documenti e ne garantisce il valore legale. Si tratta di una questione fondamentale per le imprese, ma anche per gli enti pubblici, che devono gestire un volume considerevole di documenti.
La dematerializzazione riduce i costi di elaborazione dei documenti del 91%.
Oodrive/Informatique news
Volete saperne di più sulla dematerializzazione dei documenti e sulle firme elettroniche? appvizer vi spiega tutto.
Definizione: cos'è la dematerializzazione dei documenti amministrativi?
La dematerializzazione dei documenti amministrativi consiste nel sostituire i documenti fisici e i supporti informatici con file digitali. Si tratta di :
- digitalizzare i documenti cartacei per ottenere documenti digitali per i documenti amministrativi esistenti;
- utilizzare strumenti dedicati per creare, modificare, archiviare, condividere e firmare i documenti.
Quali strumenti utilizzare?
- Software di automazione d'ufficio,
- software di gestione elettronica dei documenti (EDM)
- software di condivisione dei file,
- software di firma elettronica,
La dematerializzazione dei documenti amministrativi è una delle principali sfide della trasformazione digitale delle aziende.
Quali sono i documenti da dematerializzare?
La contabilità senza carta e la fatturazione senza carta sono le due sfide principali per le aziende, le PMI e le organizzazioni pubbliche. Sono interessati anche altri tipi di documenti
- documenti commerciali: preventivi, moduli d'ordine, contratti, ecc;
- documenti HR: buste paga, contratti di lavoro, modifiche, ecc;
- mandati : vendite, gestione, SEPA, ecc.
Passare al paperless: le sfide della dematerializzazione
Perché passare all'eliminazione della carta? I vantaggi della dematerializzazione dei documenti [infografica]: - risparmio di tempo
- risparmia tempo;
- facilita la condivisione delle informazioni all'interno dell'azienda o tra l'azienda e i suoi clienti, partner, ecc;
- incoraggia il lavoro collaborativo grazie all'accesso condiviso ai documenti;
- centralizza l'archiviazione dei documenti;
- registra la storia dei documenti, ove applicabile, e ne migliora la tracciabilità;
- elimina i costi della carta, della stampa e persino delle spese postali;
- Libera lo spazio in ufficio;
- protegge i dati, dalla firma elettronica dei documenti all'archiviazione.
StarXpert
Qual è il valore legale di un documento dematerializzato?
Cosa dice la legge sulla dematerializzazione dei documenti amministrativi? Secondo l'articolo 1316-1 del Codice civile francese:
I documenti elettronici sono ammissibili come prova allo stesso modo dei documenti cartacei, a condizione che la persona da cui provengono possa essere debitamente identificata e che siano redatti e conservati in condizioni che ne garantiscano l'integrità.
Il valore legale varia a seconda che un documento sia stato prodotto inizialmente su un supporto digitale o che si tratti di un documento cartaceo digitalizzato.
Documento prodotto digitalmente
Nel primo caso, il documento è generato direttamente da un software: è unico ed è considerato originale.
Documento digitalizzato
Il documento digitalizzato non è considerato un documento originale, ma una copia del documento cartaceo: la sua autenticità non può essere dimostrata, quindi non ha valore legale. Solo il documento cartaceo può essere utilizzato come prova ; in questo caso, è necessario conservare il documento cartaceo.
👉 Affinché un documento elettronico abbia valore legale, dovete essere in grado di :
- identificare l'emittente del documento,
- conservare il documento così come è stato emesso (questo solleva la questione dell'archiviazione),
- garantire che non possa essere alterato.
Per sfruttare i vantaggi della dematerializzazione, è facile capire perché un software per la creazione, l'archiviazione, la condivisione e la firma dei documenti sia così utile.
Come gestire i documenti dematerializzati in modo semplice e sicuro?
Avete fatto questo passo nella transizione digitale e ora modificate, condividete e archiviate i vostri documenti amministrativi. Tutto questo va bene, ma la scelta di un software online o SaaS è sicura? I vostri dati sono al sicuro?
Firmare i documenti elettronicamente
La firma elettronica è una fase importante del processo di dematerializzazione, prima che i documenti vengano conservati e archiviati. Questa fase, ancor più delle altre, richiede di mettere da parte i vecchi riflessi. Tutto si fa online: non pensate nemmeno di stampare un documento, firmarlo e poi scannerizzarlo! Perderebbe il suo valore legale.
Lo standard eIDAS definisce diversi livelli di firma elettronica. Questo standard è applicabile dal 1° luglio 2014, ma obbligatorio dal 1° luglio 2017. Il suo obiettivo è aumentare la fiducia nelle transazioni elettroniche; riguarda sia le imprese che le organizzazioni pubbliche e i cittadini.
I livelli di garanzia della firma elettronica sono i seguenti:
- La firma elettronica "semplice": i dati sono in formato elettronico e sono allegati o associati ad altri dati elettronici. Consente di:
- di verificare in modo affidabile l'identità del firmatario;
- di indicare il consenso del firmatario a firmare il documento.
- La firma elettronica avanzata:
- è collegata in modo univoco al firmatario;
- consente di identificare il firmatario
- permette di rilevare eventuali modifiche al documento dopo la firma;
- è creata con uno strumento che garantisce l'uso univoco del firmatario.
- La firma elettronica qualificata è creata utilizzando uno strumento che garantisce l'uso univoco del firmatario ed è basata su un certificato di firma elettronica qualificata.
Ulteriori informazioni sullo standard eIDAS.
I vantaggi della firma elettronica
Una firma elettronica :
- è a prova di falsificazione, di manomissione e non riutilizzabile;
- riduce i tempi di elaborazione dei documenti del 30% grazie alla possibilità di firmare online;
- facilita gli scambi internazionali: tutto può essere fatto online;
- conferisce valore legale ai documenti;
- velocizza la produzione e la gestione di ogni file, riducendo così i costi intrinseci.
Archiviazione dei documenti dematerializzati
I documenti vengono archiviati una volta firmati elettronicamente. Il quadro normativo richiede la conservazione di alcuni documenti amministrativi per un determinato periodo di tempo.
L'archiviazione è qualcosa di più della semplice conservazione dei documenti:
- garantisce la conservazione di documenti come contratti e fatture, come previsto dalla legge;
- garantisce l 'integrità del documento dematerializzato per tutto il periodo di conservazione;
- consente di associare al documento delle prove, come ad esempio le marche temporali o il nome della persona che ha modificato il documento;
- mette al sicuro il documento: la perdita, la cancellazione involontaria (o meno) o un problema hardware del disco non sono più sinonimi di scomparsa del documento.
La cassaforte digitale, o e-safe, è una soluzione sicura sotto ogni punto di vista, che garantisce l'archiviazione e la conservazione inalterata dei documenti dematerializzati, grazie a un soggetto terzo chiamato trusted third party.
I migliori strumenti per firmare e archiviare i vostri documenti
oodrive_sign, che garantisce il valore probatorio dei vostri documenti
A chi è rivolto? Tutte le aziende
oodrive_sign accelera il ciclo di vita dei vostri documenti grazie alla firma elettronica, eliminando la necessità di firme manuali. Firmate i vostri documenti online e fateli firmare, garantendo al contempo la conformità legale. oodrive_sign si affida alla terza parte fidata CertEurope per offrirvi un livello di firma adeguato alle vostre esigenze.
I punti di forza di oodrive_sign :
- scambi digitali sicuri,
- elaborazione semplificata dei documenti,
- una soluzione francese.
Docusign accelera la vostra crescita
Chi può beneficiarne? Tutte le aziende
Docusign è stato progettato per consentire alle aziende di tutte le dimensioni di firmare elettronicamente i propri documenti amministrativi. La gestione delle firme è semplificata: è possibile firmare elettronicamente un documento su qualsiasi dispositivo sensibile al tocco (smartphone, tablet, computer).
I punti di forza di Docusign :
- un cruscotto per monitorare lo stato dei documenti (firmati, in attesa),
- centralizzazione dei documenti firmati in un unico ambiente sicuro,
- un sistema di notifica per avvisare gli utenti che un documento deve essere firmato.
Green GED, un nuovo modo di pensare l'EDM
A chi è rivolto? VSE, PMI, ETI, grandi gruppi e autorità locali
Soluzione di gestione documentale non convenzionale, Green GED si adatta alle abitudini lavorative dei suoi utenti (e non viceversa!). I vostri dipendenti non saranno più restii a utilizzare un nuovo strumento ritenuto troppo complesso. Green EDM si integra perfettamente nella struttura ad albero di Windows, in modo da poterlo implementare in tempi record.
I punti di forza di Green GED :
- EDM efficiente grazie all'utilizzo di tecnologie ad alte prestazioni: motore di ricerca, OCR, RAD LAD, codifica video, elaborazione e conversione di file PDF, workflow, piano di archiviazione automatica, ecc;
- rispetto dei vostri dati: rimangono sulla vostra infrastruttura e i diritti d'uso vengono automaticamente trasferiti a Green GED;
- una licenza illimitata in termini di numero di utenti e volume di dati trattati, per ottimizzare i costi.
Universign, la firma elettronica per la semplicità e la conformità
Chi dovrebbe utilizzarla? Aziende di tutte le dimensioni e in tutti i settori di attività
Universign è una piattaforma SaaS di firma elettronica, sigillo elettronico e servizi di marcatura temporale per le aziende che stanno compiendo la transizione digitale.
In qualità di Trusted Service Provider qualificato ai sensi del regolamento europeo eIDAS, Universign vi aiuta a digitalizzare e semplificare i vostri processi (come la fatturazione o la contrattualizzazione). Potete controllare i rischi legali e ridurre i costi e i tempi associati alle vostre transazioni digitali.
Disponibile dal portale web o integrata tramite API direttamente in un'applicazione aziendale o in un percorso di sottoscrizione online, la firma elettronica di Universign garantisce sicurezza, pur rimanendo ergonomica e facile da usare .
I punti di forza di Universign :
- 3 livelli di firma: semplice, avanzata e avanzata con certificato qualificato,
- un'offerta senza impegno, senza limiti di numero di utenti e con prezzi basati su pacchetti o sull'utilizzo,
- Universign è membro della Adobe Approved Trust List, le cui firme sono automaticamente approvate in Adobe® Acrobat® o Reader®.
Youdoc, una soluzione modulare e agile
Chi dovrebbe utilizzarla? PMI con oltre 100 dipendenti, ETI e grandi gruppi.
Youdoc è una soluzione intuitiva, affidabile e versatile progettata per ottimizzare la gestione dei documenti. Offre 3 moduli, da attivare su richiesta:
- il primo è dedicato all' acquisizione intelligente : scansione su file server, taglio dello spool, scansione con tecnologie RAD e LAD, controllo qualità, ecc;
- il secondo per la gestione dinamica dei documenti : archiviazione, ricerca, indicizzazione, gestione delle versioni, piani di conservazione, ecc;
- terzo, la circolazione: pubblicazione su extranet, firma elettronica e condivisione dei documenti, ecc.
Le soluzioni Youdoc garantiscono la conformità alla normativa e sono integrate con l'intero sistema informativo.
I punti di forza di Youdoc :
- soluzioni su misura per il vostro settore di attività e i vostri requisiti funzionali,
- accessibili in modalità integrata con il vostro ERP o in modalità standalone tramite un portale web,
- un solido supporto: un team di specialisti, un'assistenza tecnica e un metodo di qualità per aiutarvi a gestire i vostri progetti.
Yousign, il punto di riferimento francese per le firme elettroniche
Chi dovrebbe utilizzarlo? VSE, PMI, ETI, grandi gruppi e organizzazioni pubbliche.
Soluzioni di firma elettronica sicure, semplici e legali: questa è la promessa semplice ma efficace di Yousign. Integrate la firma elettronica nel trattamento dei vostri documenti amministrativi con Yousign, garantendo la conformità e il valore legale dei vostri documenti.
Yousign fornisce anche un'archiviazione con valore probatorio, può essere utilizzato come cassaforte elettronica ed è anche una terza parte fidata. L'API di Yousign si integra facilmente con gli strumenti esistenti per aumentare l'efficienza.
I punti di forza di Yousign:
- un'interfaccia semplice, chiara e facile da usare,
- certificazioni eIDAS, ETSI e LSTI,
- hosting sicuro dei dati in Francia.
Zeendoc, l'EDM intelligente per VSE e PMI
Chi dovrebbe utilizzarlo? VSE, PMI ed enti locali.
Zeendoc è una soluzione EDM intelligente che dematerializza i documenti e automatizza il maggior numero di attività e processi amministrativi. In grado di riconoscere la natura di un documento e di archiviarlo senza alcun intervento, può anche ripristinare alcuni dati come una data o un importo. Immobili, sanità, contabilità, edilizia e lavori pubblici: qualunque sia il vostro settore di attività, risparmierete tempo e aumenterete l'efficienza.
I punti di forza di Zeendoc :
- digitalizzazione dei documenti tramite scanner, smartphone o tablet,
- dematerializzazione sicura e conforme alle normative delle fatture, grazie all'archiviazione con valore probatorio e alla firma elettronica certificata RGS**,
- valorizzazione delle informazioni, con la possibilità di trovarle in pochi clic utilizzando parole chiave o una ricerca multicriterio.
La dematerializzazione dei documenti come vantaggio competitivo
Per rimanere competitive, le aziende hanno tutto l'interesse a completare con successo la loro trasformazione digitale, e la dematerializzazione è un passo fondamentale in un più ampio progetto di trasformazione digitale.
Dopo aver esaminato le sfide e i vantaggi della dematerializzazione, abbiamo visto come un sistema di gestione elettronica dei documenti o di firma elettronica possa supportarvi al meglio in questo processo: in particolare, facilita l'organizzazione e la gestione dei documenti all'interno del vostro sistema informativo e ottimizza il ciclo di vita dei vostri documenti digitalizzati e digitali.
Avete già pensato di dotare la vostra organizzazione di questo tipo di software? Quali potrebbero essere gli ostacoli alla sua implementazione?
Articolo aggiornato, pubblicato originariamente a dicembre 2018.
Articolo tradotto dal francese