Come possiamo aumentare la fiducia nelle relazioni B2B?

Il concetto di fiducia è estremamente importante nelle relazioni commerciali B2B.

E se in passato bastava una stretta di mano per concludere un accordo, la complessità del business ha visto la diffusione dei contratti. In questo modo, ogni parte può documentare e proteggere tutti i dettagli relativi alla sua esecuzione. Le tecnologie odierne, e in particolare la firma elettronica, consentono di garantire che entrambe le parti abbiano effettivamente accettato i termini dell'accordo. In caso di mancata osservanza, le parti hanno la possibilità di ricorrere.

"Per quanto riguarda i commercianti, gli atti commerciali possono essere provati con qualsiasi mezzo, a meno che la legge non disponga diversamente". Così recita l'articolo L110-3 del Codice di Commercio francese, in vigore dal 21 settembre 2000. La prova di questi atti commerciali è quindi libera e non vi è alcun obbligo per le aziende di utilizzare la firma elettronica. Possono benissimo formalizzare il loro accordo via e-mail o prevedere un altro metodo di prova più o meno sofisticato, ma la legge non le obbliga a farlo.

Formalizzare per una maggiore chiarezza

I contratti sono nati dalla crescente complessità delle transazioni.

Alcuni secoli fa, l'uomo ha deciso di mettere nero su bianco tutte le clausole di un contratto, ovvero le regole definite e gli obblighi di ciascuna parte.

Per questo il contenuto dei contratti è importante, così come la firma che formalizza gli scambi e attesta l'accordo tra le parti.

Valutare il livello di rischio della transazione

Tuttavia, spetta a ciascuna parte valutare il livello di rischio della transazione o l'affidabilità della controparte per scegliere il livello di firma elettronica più adatto alla transazione e alle questioni in gioco. Semplice, avanzata o qualificata?

Secondo il Codice di Commercio francese, una firma elettronica "semplice" è sufficiente. Ma se ci sono dubbi reali sulla controparte, nel caso di un accordo con un fornitore o un cliente non familiare o poco conosciuto, può essere saggio optare per una firma elettronica "avanzata" o "qualificata".

Oggi, tuttavia, l'esigenza nel B2B si riduce principalmente alla firma elettronica "semplice", che è quella offerta dalla maggior parte delle piattaforme presenti sul mercato.

Integrare la firma elettronica con le caratteristiche specifiche dell'azienda

Lex Persona, da parte sua, vuole andare oltre la semplice fornitura di una piattaforma di firma e mira a sviluppare la fiducia tra l'azienda e i suoi clienti, dipendenti, partner o fornitori.

Questo obiettivo viene raggiunto tenendo conto delle caratteristiche specifiche di ogni azienda nella soluzione di firma fornita. Sottoscrivere, sottoscrivere, acquistare, firmare, aderire: sono molti i termini che possono essere utilizzati per descrivere una transazione, ognuno dei quali corrisponde a un'attività specifica e a pratiche consuete o tradizionali. Ma in ogni caso si tratta di un contratto che le parti firmano.

Abbiamo quindi voluto porre l'accento sulle pratiche dei clienti e sulla possibilità di adattare il messaggio a ogni azienda. Per questo motivo, a nostro avviso, la piattaforma di firma deve consentire la personalizzazione del protocollo di consenso al contratto e delle notifiche ai firmatari.

Processi di firma personalizzati per ogni azienda

I processi di firma devono essere in grado di adattarsi alle esigenze e alle pratiche di ogni settore economico .

Che si tratti del rapporto tra un ipermercato e i suoi fornitori, un editore e i suoi autori o un assicuratore e i suoi assicurati. Oltre al grande potenziale di personalizzazione grafica, le piattaforme di firma elettronica sono in grado di strutturare gli utenti. Possono, ad esempio, creare utenti che possono vedere i contratti che riguardano il loro team e adattarsi alle pratiche e alle operazioni dell'azienda.

Quando la piattaforma lascia il posto alla relazione tra i firmatari

La maggior parte delle principali piattaforme di firma elettronica sottolineano la loro facilità d'uso, ma in che modo adattano i loro metodi operativi alle esigenze delle aziende?

Queste piattaforme hanno la sfortunata tendenza a standardizzare le firme elettroniche. Le peculiarità di entrambe le parti vengono cancellate a favore della piattaforma e dell'editore, che impone il suo marchio, il suo modo di fare e le sue pratiche. Nel B2B, il valore aggiunto di una piattaforma di firma elettronica risiede nella sua capacità di farsi da parte a favore della relazione tra la persona che vuole firmare un contratto e la persona o le persone che firmano.

La piattaforma deve essere al servizio della fiducia tra le parti, piuttosto che pretendere di essere l'unico garante della fiducia. Spesso non è in grado di garantire che l'utente di Internet dietro lo schermo sia davvero la persona che dichiara di essere. In effetti, è un errore pensare che tutta la fiducia in una transazione commerciale risieda nella piattaforma di firma elettronica.

Traccia di prova e tracciabilità

Le piattaforme devono anche offrire la tracciabilità del circuito di firma. Ad esempio, queste soluzioni consentono di aggiungere dei validatori al flusso di lavoro della firma.

In molte aziende è importante che il manager o altri decisori possano controllare i documenti e avere la tracciabilità del processo di firma e delle responsabilità coinvolte. E non solo la firma finale. Anche il processo di convalida è molto importante.

Nel settore dell'edilizia e dell'ingegneria civile, come in molti settori industriali, è essenziale avere una traccia delle varie fasi del processo di convalida, dato che le responsabilità possono essere distribuite tra diversi mestieri, subappaltatori, esperti e così via.

Una piattaforma di firma elettronica: una terza parte fidata, ma per due terzi software!

In definitiva, la piattaforma di firma elettronica contribuisce al rapporto di fiducia tra le due parti e al modo in cui viene redatto il contratto. Ma soprattutto contribuisce a rendere queste fasi contrattuali più reattive, efficienti, tracciabili e sicure.

La piattaforma di firma elettronica non è la terza parte fidata su cui poggiano tutte le questioni legali. Ma è un mezzo per stabilire questa fiducia.