Come scrivere le specifiche del CRM e modello scaricabile
L'implementazione di uno strumento CRM inizia con la stesura di una specifica CRM.
Questa fase essenziale definisce gli obiettivi dell'azienda in questo ambito, il campo d'azione della forza vendita e del reparto marketing e tutti i criteri necessari per qualificare le esigenze e gli utilizzi in termini di gestione delle relazioni con i clienti.
Come potete garantire il successo del vostro progetto ?
Utilizzando il nostro modello di specifiche CRM, scaricabile gratuitamente in questo articolo, prima di confrontare e implementare un software CRM.
Qual è lo scopo della stesura di una specifica CRM?
La gestione delle relazioni con i clienti non può essere improvvisata, e nemmeno la scelta del software CRM.
Lo scopo di una specifica è quello di fungere da riferimento per l' implementazione della vostra soluzione CRM. È una tabella di marcia che stabilisce con precisione come verrà utilizzato il software CRM.
In sostanza, questo documento di riferimento deve rispondere alle seguenti domande:
- Qual è lo scopo del CRM?
- Un CRM, per chi?
- Qual è lo scopo del CRM?
- Come dovrebbe essere utilizzato?
- Quando e in quali situazioni dovrebbe essere utilizzato?
Quando si redigono le specifiche del CRM, si definiscono :
- gli obiettivi dell'azienda
- i risultati attesi
- gli utenti interessati dalla soluzione CRM
- le esigenze del team di vendita
- le esigenze del reparto marketing
- i ruoli di ciascun team
- le interazioni tra i vari reparti,
- i requisiti di interoperabilità con altri software già presenti nell'organizzazione.
Come si redigono le specifiche del CRM?
I 5 passi da seguire
Esistono 5 fasi per la stesura di una specifica ben ponderata, durante le quali è necessario rispondere a una serie di domande per identificare lo strumento più adatto al vostro progetto CRM.
Fase 1: Presentazione dell'azienda e delle sue attività
- Informazioni amministrative sulla vostra azienda,
- Presentazione dell'azienda,
- Strategia aziendale complessiva.
Fase 2: dettagli sugli obiettivi e sulle sfide del progetto CRM
- Presentazione del sistema esistente,
- Definizione di obiettivi misurabili,
- Considerazione di tutti i problemi,
- Priorità e funzionalità desiderate.
Fase 3: Descrizione dei processi aziendali previsti
- Servizi e missioni dei vari dipartimenti,
- Processi di gestione delle relazioni con i clienti,
- accesso ai dati.
Fase 4: Integrazione dei dati e delle risorse tecniche esistenti
- Integrazione dei dati esistenti,
- Integrazione della soluzione CRM con gli strumenti esistenti.
Fase 5: Implementazione del progetto CRM in azienda
- Contatti per il progetto CRM,
- Budget e calendario,
- Identificazione delle esigenze di formazione.
Modello di specifiche CRM da scaricare
Questo modello gratuito di specifiche CRM, in formato PDF, è la vostra guida alla scrittura.
Seguendo i nostri consigli, potrete assicurarvi di scegliere una soluzione CRM che soddisfi i vostri criteri, in particolare per quanto riguarda :
- aspetti tecnici
- funzionalità
- costo/budget
- aspetti di pianificazione.
Qualche altro consiglio per le vostre specifiche CRM
È consigliabile adottare i seguenti 3 comportamenti per redigere meglio le vostre specifiche:
- Seguire il percorso del cliente.
- Coinvolgere il personale nel processo di redazione.
- Chiedere l'utilizzo piuttosto che la funzionalità.
💡 Si noti che è anche possibile rivolgersi all'editore del software CRM stesso per ottenere supporto nella definizione delle specifiche.
🛠️ Cirrus Shield, ad esempio, software CRM personalizzabile al 100%, offre un approccio di consulenza a pacchetto. Ciò significa che potete beneficiare della loro esperienza nell'implementazione della vostra soluzione (progettazione di una specifica, configurazione della soluzione, migrazione dei dati, sviluppi specifici per le vostre esigenze, formazione degli utenti, ecc.)
🛠 Divalto weavy, un altro esempio di CRM, offre un modello di specifiche CRM e dedica un team per supportarvi durante tutto il progetto, dalle semplici informazioni alla messa in opera dello strumento. La soluzione è progettata per adattarsi il più possibile alle vostre esigenze e offre numerose possibilità di collegamento con i software gestionali.
Quale software CRM scegliere?
Una volta definite le specifiche del vostro CRM, è il momento di confrontare le funzionalità dei vari software CRM presenti sul mercato per scegliere quello più adatto alle esigenze della vostra azienda.
💡 Alcune caratteristiche interessanti o moduli da tenere d'occhio a seconda delle vostre aspettative:
- Gestione dei contatti: gestire i duplicati nel vostro database, questo è il requisito minimo. Essere in grado di segmentare le liste significa poter andare molto più lontano nella personalizzazione delle offerte.
- Integrazione multicanale: qualunque sia il punto di contatto con il cliente (telefono, punto vendita, social network, ecc.), è possibile centralizzare i dati e le interazioni.
- Gestione delle vendite: non c'è niente di meglio delle funzionalità di monitoraggio delle vendite combinate con un modulo di monitoraggio delle opportunità per gestire efficacemente l'attività di vendita.
- Business intelligence: sfruttando l'intelligenza artificiale, potete conoscere meglio i vostri clienti e anticipare le opportunità di vendita. Così potrete migliorare i vostri processi di vendita.
- Strumenti di marketing: potete collegare il vostro strumento CRM a una soluzione di emailing per inviare campagne mirate o a un modulo di marketing automation per automatizzare le email transazionali e aiutare i potenziali clienti a muoversi nell'imbuto di vendita. L'inbound marketing favorito dai clienti BtoB è effettivamente una pratica di marketing relazionale che porta all'acquisto, soprattutto per i cicli di vendita lunghi.
Articolo aggiornato, pubblicato originariamente nel dicembre 2017.