[Come si gestisce un programma di volontariato utilizzando uno strumento dedicato?

I volontari sono diventati una parte indispensabile dell' organizzazione di eventi. Senza il loro contributo, la maggior parte degli eventi non potrebbe essere organizzata in condizioni ottimali.

Tuttavia, la gestione dei volontari rimane un compito noioso e lungo per gli organizzatori. È un compito che richiede un certo rigore da parte del team organizzativo.

In questo tutorial vi proporremo alcune soluzioni per digitalizzare la gestione del vostro programma di volontariato, semplificando il processo e le comunicazioni con la comunità.

Come si prepara e si pianifica il programma di volontariato?

Il contesto

I volontari sono una risorsa essenziale per gli organizzatori. Sono presenti per tutta la durata dell'evento, mettendo a disposizione il loro tempo e la loro esperienza per il suo successo.

Senza la loro presenza, nessun evento sportivo o culturale potrebbe avere luogo. Secondo l'ultimo studio di France Bénévolat, nel 2019 quasi 12,5 milioni di persone hanno dato il loro tempo per far funzionare queste attività e associazioni.

Tuttavia, la gestione e il coordinamento di queste squadre di volontari rimane una sfida importante per il team organizzativo. La gestione è un compito complesso che richiede una certa esperienza. È un lavoro in cui generalmente si passa molto tempo a compilare fogli di calcolo Excel e a inserire informazioni da diverse fonti.

In qualità di organizzatore, il vostro compito è quello di reclutare, gestire, coordinare e unire un team di volontari le cui capacità e il cui spirito renderanno il vostro evento un successo.

Ecco alcuni consigli per aiutarvi a costruire il vostro programma di volontariato in modo efficiente e a risparmiare tempo prezioso.

Passi da seguire

1- Definire le esigenze e i profili tipici

Il vostro evento sta prendendo forma. Una delle fasi chiave dell'organizzazione consiste nel determinare tutti i requisiti (materiali, umani, tecnici) necessari per il corretto svolgimento dell'evento. È opportuno stilare in anticipo un elenco dei vari compiti. Questo vi darà la possibilità di mettere insieme una squadra di volontari competenti.

Il profilo di ogni volontario deve essere preso in considerazione. Volontari con personalità diverse possono apportare tutte le loro conoscenze e competenze in termini di accoglienza, logistica o merchandising.

Alcune posizioni possono essere occupate anche da persone con abilità fisiche specifiche. Ad esempio, potrebbe esservi chiesto di stare in piedi per un giorno per distribuire rifornimenti ai corridori o aiutare gli atleti nei loro sforzi in montagna. Prima, durante e dopo l'evento, questi volontari sono essenziali per il buon funzionamento e la soddisfazione dei partecipanti.

2 - Elaborare le descrizioni delle mansioni

Per assegnare ai volontari i compiti giusti, è essenziale creare delle descrizioni delle mansioni.

Il primo compito sarà quello di aggiungere una descrizione dettagliata delle mansioni. Più dettagliata è la descrizione, meglio è. Quindi allegate la posizione specifica.

Con un software come Recrewteer, potete anche specificare l'area di intervento utilizzando una mappa interattiva e le coordinate GPS. In questo modo i volontari possono orientarsi facilmente e posizionarsi nel posto giusto. Ad esempio, in una postazione di smistamento durante una corsa a piedi o un trail run, sarà importante trovarsi all'incrocio giusto.

Un altro elemento importante da compilare sono le fasce orarie desiderate e i dati di contatto della persona responsabile della postazione. I volontari potranno fare riferimento al loro diretto responsabile e parlare con lui facilmente.

Digitalizzare e centralizzare tutte le informazioni relative al vostro programma di volontariato è un approccio che vi farà risparmiare tempo nella gestione.

3 - Reclutamento dei volontari

La creazione di un gruppo di volontari è un vero e proprio lavoro in corso. È importante creare una campagna attraente utilizzando i giusti canali di comunicazione. Un annuncio su diversi media, come il sito web dell'evento o i social network, è ormai indispensabile.

Rivolgendovi alle associazioni locali e ai comuni limitrofi al luogo del ricevimento, potrete anche ampliare il vostro raggio d'azione. Potete anche sfruttare l'influenza dei giornali e delle radio locali per far passare il vostro messaggio.

💡 Il reclutamento sarà ancora più efficace con un modulo di registrazione semplice e accessibile a tutti. La creazione di questo modulo online dovrebbe essere personalizzata con campi specifici in base alle vostre esigenze (informazioni personali, disponibilità, competenze specifiche, lingue parlate, ecc.) Con pochi clic, il vostro futuro assunto potrà identificarsi e compilare le informazioni richieste senza dover essere un esperto di informatica.

4 - Assegnare ruoli e responsabilità

I vostri volontari sono ora ai blocchi di partenza e pronti a dedicare il loro tempo a voi. Assegnare i volontari ai posti in base alla loro disponibilità può diventare rapidamente un vero grattacapo per gli organizzatori. Duplicati, slot dimenticati, assegnazioni inadeguate... gli errori possono insinuarsi rapidamente se si moltiplicano le informazioni su diversi fogli di calcolo Excel.

La gestione online con "abbinamento intelligente" tra i volontari e i posti grazie ai moduli di assegnazione è uno dei vantaggi di questa digitalizzazione. Sarete in grado di riempire le vostre assegnazioni in tempo reale, per una maggiore efficienza e reattività. Per ogni volontario, questo nuovo sistema di gestione visualizza tutte le posizioni che corrispondono alla sua disponibilità e ai suoi desideri. Potrete evitare gli imbrogli nella vostra organizzazione e soddisfare l'intero team.

5 - Comunicare regolarmente ed efficacemente

La comunicazione è essenziale per unire e fidelizzare i volontari. Prima, durante e dopo il vostro evento, è essenziale mantenere questo legame comunicando frequentemente con lo staff.

Che sia mirata o generale, la comunicazione darà ai volontari l'opportunità di tenersi aggiornati sui compiti da svolgere, su eventuali cambiamenti dell'ultimo minuto o su elementi relativi al lavoro.

E-mail, WhatsApp, SMS, Slack, videoconferenze... ci sono molti modi per mantenere questi rapporti e motivare le truppe. I volontari hanno bisogno di questi contatti per sentirsi veramente coinvolti nel progetto.

Tutorial completo per la gestione dei volontari online

Vediamo passo dopo passo come Frédéric Farinetti, responsabile dei volontari del TVJ, Trail Volodalen du Jura, utilizza il software di gestione dei volontari Recrewteer.

Dopo due anni difficili, la 12ª edizione del Trail è tornata con una serie di novità e un nuovo formato di gara, un Ultra Trail di 80 km. Questi eventi richiedono un maggior numero di volontari per supervisionare le gare e sostenere i partecipanti nei loro sforzi.

Dopo diversi anni passati a destreggiarsi tra fogli di calcolo Excel, Frédéric ha optato per una soluzione online in cui tutti gli elementi saranno archiviati in un unico luogo.

In questo modo la gestione del programma di volontariato sarà meno noiosa e meno stressante per l'organizzatore.

Fase 1: identificare i bisogni

Il primo passo di Frédéric è stato quello di importare tutti i percorsi di gara nella soluzione di gestione dei volontari. In questo modo è possibile identificare tutti i compiti e le esigenze durante l'evento.

In questa fase è possibile determinare il numero di volontari necessari:

• commissari di percorso
• ristori
• distribuzione dei numeri
• catering,
• logistica.

Fase 2: importare il database dei volontari

Nel corso dei suoi undici anni di esistenza, TVJ ha costruito un vero e proprio database dei suoi volontari. Per rinnovare una campagna di comunicazione utilizzando la piattaforma online, Frédéric ha dovuto prima ripulire e strutturare il suo file.

Le informazioni essenziali, come cognome, nome, indirizzo e-mail e numero di telefono, dovranno essere inserite in vari campi di un file Excel prima di essere importate.

Fase 3: creazione di una pagina dei volontari sul sito web dell'evento

Una buona comunicazione è la chiave per mobilitare i volontari. I volontari devono essere incoraggiati a partecipare. Frédéric utilizzerà questo spazio per promuovere i valori del TVJ e l'atmosfera amichevole che vi si respira.

In questa pagina saranno presentate le missioni e le esigenze con un testo accattivante. La pagina dovrà essere attraente e accogliente, con l'aggiunta di testimonianze positive di volontari che non esitano a incoraggiare le future reclute a farsi coinvolgere.

👉 Esempio di pagina dei volontari di TVJ.

Fase 4: creazione del modulo di reclutamento

La registrazione online semplifica la raccolta di informazioni.

Per facilitare il processo ai volontari, la soluzione non richiede login o password. I volontari possono registrarsi molto facilmente. I campi personalizzati permettono a Frédéric di ottenere le informazioni di cui ha bisogno (disponibilità, desideri, competenze, patente di guida, ecc.).

👉 Esempio di modulo di registrazione dei volontari.

Fase 5: lancio della campagna di reclutamento della comunità

Contatto iniziale con i volontari fedeli.

Frédéric invia una prima campagna di e-mail o SMS al suo database di volontari. Un messaggio conciso ma positivo per incoraggiare i suoi volontari a ripetere l'esperienza. Questi due canali di comunicazione sono ora il modo più diretto per raggiungere i volontari. Il modulo di iscrizione è anche integrato nel sito web dell'evento per attirare potenziali nuove reclute (familiari, amici).

È inoltre fondamentale fare opera di sensibilizzazione presso i municipi, i club e le associazioni sportive locali. È una situazione vantaggiosa per tutti, poiché gli strumenti di comunicazione della piattaforma possono essere utilizzati per promuovere le strutture.

Fase 6: elaborazione delle descrizioni delle mansioni

Questa è una fase fondamentale nell'organizzazione del programma di volontariato.

Le schede devono essere dettagliate e il più possibile informative. Devono contenere il maggior numero di informazioni possibili per consentire ai volontari di svolgere correttamente i loro compiti.

La soluzione Recrewteer dispone di un gran numero di campi che possono essere definiti (nome del lavoro, categoria, descrizione, posizione GPS, fasce orarie). Frédéric deve assicurarsi di aggiungere una descrizione chiara e precisa per rassicurare i suoi volontari quando assumono il loro incarico.

Fase 7: Pianificare gli scambi con i volontari

Sebbene la tecnologia digitale sia diventata uno strumento essenziale per la gestione del programma di volontariato, Frédéric si preoccupa di parlare con i suoi volontari su base individuale.

Il contatto umano è essenziale per scoprire cosa vuole, desidera e motiva ogni volontario. Per il successo della collaborazione è necessario creare un legame tra le due parti.

Fase 8: Assegnazione dei posti

Il reclutamento del team è ormai prossimo al completamento. Tutte le informazioni sono integrate direttamente nella piattaforma.

Recrewteer consente di assegnare i volontari alle posizioni in modo semplice e senza errori, grazie ai moduli di assegnazione. La soluzione tiene conto delle competenze, della disponibilità e dei desideri di ogni persona e la assegna ai compiti corrispondenti.

Frédéric invia quindi a ciascun partecipante una descrizione dei compiti e un programma individuale.

Fase 9: definire una strategia di comunicazione

Mantenere un legame costante con le squadre durante tutto l'anno aiuta a mantenere un rapporto familiare e amichevole. Frédéric ha sviluppato una strategia di comunicazione per mantenere questo stretto legame con la sua comunità.

La soluzione offre una serie di funzioni per trasmettere i messaggi giusti. Nell'ambito dell'organizzazione del TVJ, qualche mese prima dell'evento invia un'anteprima del design della maglietta del volontario e incoraggia i volontari a dare il loro feedback. Una settimana prima dell'evento viene inviata anche una guida per i volontari con informazioni pratiche. Il giorno prima di ogni evento, il team organizzativo invia un SMS di incoraggiamento per aumentare la motivazione e un SMS di ringraziamento la sera stessa per congratularsi con i volontari. Inoltre, durante l'anno viene programmata una serata per i volontari, in modo che tutti i volontari possano riunirsi per un pasto conviviale.

I volontari devono sentirsi integrati e coinvolti nell'evento. L'organizzatore deve elaborare un vero e proprio programma per i volontari, che preveda una comunicazione chiara, un'atmosfera amichevole e una qualche forma di ricompensa (pasto, omaggi).

Sono spesso richiesti in altri eventi della zona. Quindi, mettete tutte le possibilità dalla vostra parte per mettere insieme uno staff d'oro.