Come si sceglie il software di gestione dei progetti?

L'offerta di software di gestione dei progetti è molto ampia e può rendere difficile la scelta della soluzione. Prima di decidere, assicuratevi di definire tutte le vostre esigenze e di prendere in considerazione i vincoli e le possibilità della vostra azienda. Leggete tutti i nostri articoli e consigli sugli strumenti di gestione dei progetti.

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Che tipo e dimensione di progetto?

State intraprendendo un progetto che vi sta a cuore o che permetterà alla vostra azienda di crescere. La portata del lavoro varia a seconda dell'ambizione del progetto.

• Se si tratta di un progetto personale o su piccola scala, non avrete bisogno di un software con funzioni avanzate. Accontentatevi di un software che vi permetta di gestire le attività, di avere una visione chiara del calendario e un programma dettagliato. Questo tipo di software è spesso gratuito o molto economico. Si rivolge a un numero ridotto di utenti.
• Se si tratta di un progetto collaborativo, avrete bisogno di funzioni più avanzate. Cercate un software che offra la condivisione di documenti, un forum e un wiki. In questo modo, ogni collaboratore può modificare i documenti, fare proposte o dare la propria opinione sull'andamento del progetto. I documenti condivisi vengono modificati automaticamente su tutti gli account utente. Non c'è bisogno di preoccuparsi di lavorare sulla versione sbagliata di un documento. È possibile comunicare rapidamente utilizzando un'applicazione di messaggistica istantanea.
• Se state per intraprendere un progetto di grandi dimensioni con molti utenti, scegliete le soluzioni software di gestione integrata. Sono perfettamente adatti alla vostra attività e possono essere adattati alle vostre esigenze specifiche. Che dobbiate gestire la pianificazione, la fatturazione, la gestione delle scorte e degli approvvigionamenti, la qualità o le relazioni con i clienti, potrete usufruire di un'ampia gamma di funzioni avanzate che vi aiuteranno a gestire con successo il vostro progetto.

Locale o SaaS?

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Scegliete tra un software di gestione dei progetti locale o SaaS. Quali sono le differenze tra i due?

• Modalità locale: il software viene installato direttamente sui server dell'azienda. I dati vengono memorizzati all'interno dell'azienda. Non è necessario essere connessi a Internet per lavorare. Tuttavia, questa soluzione è talvolta più costosa del software in outsourcing, soprattutto perché gli aggiornamenti non sono sempre inclusi.
• Saas: "Software come servizio". Questo tipo di software presenta una serie di vantaggi. È di facile accesso, perché i dati sono gestiti su un server esterno. È quindi possibile collegarsi da un computer, uno smartphone o un tablet ovunque, purché si disponga di una connessione.
  È una soluzione multiutente. È possibile connettersi a più sessioni contemporaneamente ed è molto facile da amministrare. Inoltre, il software Saas effettua automaticamente gli aggiornamenti, quindi il vostro reparto IT non deve dedicarvi tempo. Il reparto tecnico del sito si occupa della gestione dei malfunzionamenti, lasciando il personale IT libero di svolgere altre mansioni.
  Avete un' idea chiara del budget destinato a questo software, in quanto viene fornito sotto forma di abbonamento. Nella maggior parte dei casi, i prezzi sono variabili in base al numero di utenti. Fate i vostri calcoli prima di impegnarvi: se il vostro progetto durerà diversi anni, dovete tenere presente che anche se il costo dell'abbonamento sembra interessante al momento, dopo un po' potrebbe diventare meno redditizio.

In conclusione, il SaaS presenta molti vantaggi rispetto al software locale, anche se richiede una connessione a Internet. Il software locale è un vero e proprio investimento per un'azienda, mentre il software SaaS ha un semplice costo di gestione e può essere interrotto in qualsiasi momento. È quindi meno oneroso per il bilancio, soprattutto per le piccole imprese.