Tweetwall: strumenti per animare gli eventi, connettere il pubblico!

Un tweetwall consente agli organizzatori di eventi di comunicare e interagire con il proprio pubblico. Una delle migliori pratiche nell'organizzazione di eventi è oggi quella di adottare questa modalità di comunicazione interattiva.

Il mondo degli eventi e quello della comunicazione digitale sono ormai un tutt'uno: gli utenti di internet si trovano sia sul luogo dell'evento (conferenza, seminario, ecc.) sia sui social network.

Usare i social network per promuovere il vostro evento? È una pratica ormai comune, soprattutto grazie a Twitter, rete ideale per favorire il dialogo, e alle soluzioni di tweetwall.

Per garantire la massima visibilità, il livetweeting sta diventando un must. Ecco come fare.

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Che cos'è un tweetwall?

Il termine tweetwall, conosciuto anche come Twitter wall o livetweet, si riferisce a uno schermo gigante, collegato a un'applicazione, sul quale appaiono le pubblicazioni di Twitter che citano lo stesso hashtag.

Questo strumento innovativo si basa sulla trasmissione di messaggi, postati dai partecipanti, in diretta da un evento a cui stanno assistendo. Contribuendo essi stessi alla comunicazione, il pubblico diventa protagonista e non solo spettatore.

Se state organizzando una conferenza, una fiera o un corso di formazione, il tweetwall è il modo più trendy e divertente per promuovere e comunicare efficacemente.

Collegare un livetweet per potenziare il vostro evento professionale

I motivi principali sono tre:

• È un veicolo di coinvolgimento: dando voce ai vostri ospiti, incoraggiate il loro coinvolgimento e la loro interazione. Anche chi non è presente potrà seguire la vostra conferenza, seminario o altro evento, reagendo e ponendo le proprie domande ai relatori direttamente via Twitter.
  
• Il tweetwall migliora l' esperienza dei partecipanti: interattivo e partecipativo, dà energia al vostro intervento e crea un'atmosfera di eccitazione. Le persone vogliono apparire su di esso e reagiscono su Twitter a questo effetto.
  
• Un livetweet contribuisce ad accrescere il profilo del vostro evento: più persone ne parlano su Twitter, maggiore sarà il fermento che si creerà sui social network. L'effetto virale avrà un'influenza positiva sulla portata e sulla popolarità dell'evento... e sul vostro numero di follower!

Eventi e Twitter: istruzioni per l'uso

L' installazione èsemplice e veloce e tutto ciò di cui avete bisogno è :

• un computer per accedere alla piattaforma web e per il lavoro di moderazione
• Un accesso wifi gratuito o una buona connessione a Internet per consentire al pubblico di twittare senza difficoltà.
• Un grande schermo TV o un videoproiettore per trasmettere il live tweet
• Un software o un'applicazione per il livetweet

Se non potete occuparvi personalmente della gestione della comunità e della moderazione della discussione, dovrete chiedere l'aiuto di un membro dell'organizzazione. Avere un community manager che gestisca il tweetwall è fondamentale per il successo dell'operazione.

Prima dell'evento:

1. Scegliere un hashtag

Rilevante e rappresentativo dell'evento, deve essere soprattutto breve, per lasciare spazio al resto del testo del tweet, e facile da ricordare. Può essere:

• Il nome dell'evento: #EventPro
• Il nome + l'anno nel caso di un evento annuale: #EventPro17 o #EventPro2017
• Le iniziali dell'evento: #EP
• Le iniziali + l'anno: #EP17 o #EP2017

Per assicurarsi di generare un traffico sufficiente nel grande giorno, è essenziale comunicare e diffondere il proprio messaggio al pubblico prima e durante l' evento tramite :

• La pagina web dell'evento,
• e-mail inviate agli ospiti,
• Mezzi di comunicazione (poster, volantini, gadget, ecc.),
• i social network, ecc.

Informazioni importanti Ricordatevi di creare un account Twitter per la vostra azienda e/o il vostro evento, se non l'avete ancora fatto!

Di seguito è riportato un hashtag che è stato impostato sul palco, in modo che non possiate perderlo:

.@pierreAlzingre di @VISIONARI_Lab a #Shake16: "Le oui-we business: Positif & Collaboratif" #socialbusiness pic.twitter.com/b1bPsiuc3s

- Chloé (@chloepindeler) 17 maggio 2016

2. Creare e personalizzare il tweetwall

La maggior parte delle applicazioni di livetweet sono dotate di etichetta bianca e consentono di personalizzare il tweetwall in base ai colori dell'azienda o dell'evento (logo, carta grafica, tipografia).

È anche un modo eccellente per promuovere i vostri partner mostrando il loro logo.

Il grande giorno:

3. I partecipanti twittano dal loro smartphone, tablet o computer

Tutti coloro che menzionano l'hashtag associato all'evento partecipano al livetweet e il loro messaggio viene visualizzato sul tweetwall (soggetto a moderazione).

Pubblicare un messaggio o una foto, reagire a un post altrui... chiunque può partecipare!

4. Il moderatore convalida i tweet

Per tenere sotto controllo ciò che viene diffuso ed evitare gli eccessi, la moderazione dei contributi è essenziale ed è resa possibile :

• attraverso l'uso di filtri automatici e l'individuazione di parole chiave inappropriate definite in precedenza,
• manualmente, controllando ogni messaggio in tempo reale prima che venga visualizzato sullo schermo.

5. Il flusso di tweet viene trasmesso sul tweetwall.

I relatori possono reagire in diretta e rispondere ai messaggi pubblicati, così come il pubblico!

Di seguito una foto di un tweetwall a un evento, integrato in un tweet (il ciclo è completo):

Esprimiti su #Twitter con l'htag #BGF e vai al #TweetWall! 😎 pic.twitter.com/DMC3cFSJAP

- Geek Festival (@Geek_Festival) 25 maggio 2017

Quali strumenti utilizzare?

Esistono diverse applicazioni web che consentono agli organizzatori di eventi di creare un sistema di questo tipo. Ne troverete alcune più o meno intuitive e dinamiche, alcune gratuite e altre a pagamento. Tutto dipende dalle vostre esigenze, soprattutto in termini di personalizzazione e moderazione, e dal modo in cui volete utilizzare il sistema.

Diffidate delle soluzioni gratuite perché, anche se a prima vista possono sembrare sufficienti, non offrono automaticamente un servizio di moderazione e assistenza in caso di problemi tecnici. Inoltre, quando si utilizza una piattaforma gratuita, si corre il rischio di vedere apparire sullo schermo la scritta "versione demo" o addirittura una pubblicità che scorre ogni 10 minuti... non è molto professionale, vero?

Tuttavia, alcuni strumenti di animazione si distinguono per l'offerta di servizi e funzioni aggiuntive.

È il caso di Prezevent, che va oltre, aiutandovi a organizzare il vostro evento fino a tracciare le statistiche e a misurarne l'impatto. La gestione delle iscrizioni, l'accoglienza degli ospiti (check-in), l'analisi del tasso di impegno... tutte le fasi prima, durante e dopo il grande giorno sono centralizzate e possono essere gestite da un'unica applicazione.

Sul fronte dell'intrattenimento, gli scambi sono più semplici e ricchi. Oltre a interagire via Twitter, Prezevent permette ai partecipanti che non hanno un account di porre le loro domande via SMS o tramite la pagina web dedicata e il loro spazio privato. I messaggi pubblicati sulla bacheca provengono quindi da questi 3 canali. Per alcune aziende che non vogliono comunicare pubblicamente il proprio evento, la pagina web è un'ottima alternativa, più intima di Twitter!

Per rendere la vostra conferenza, il vostro congresso o il vostro seminario ancora più dinamici e per ottenere un feedback dal vostro pubblico, è anche possibile creare e inviare sondaggi, quiz e questionari di soddisfazione al vostro pubblico.

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Conclusione

L'utilizzo di un tweetwall è un modo eccellente per collegare e potenziare i vostri eventi offline coinvolgendo il vostro pubblico. Facendo appello all'intelligenza collettiva del vostro pubblico, questo si sentirà ancora più apprezzato se vi prenderete la briga di ascoltarlo e reagire di conseguenza.

La facilità con cui può essere installato e personalizzato lo rende uno strumento formidabile per la comunicazione dei vostri eventi.

Attenzione, però, alla scelta del software, che può essere un fattore determinante per il successo di un'operazione del genere. Abbiamo visto i vantaggi del broadcasting in tempo reale, ma la natura istantanea su cui si basa il tweetwall può anche avere conseguenze negative per la vostra immagine e professionalità, in caso di problemi tecnici o di scarsa moderazione dei messaggi invadenti.