Carte di pagamento professionali: nuova gestione delle commissioni!
La percentuale di acquisti effettuati online continua a crescere e rappresenta ormai quasi il 20% di tutti gli acquisti. Si tratta di una forte tendenza per i privati, ma anche per le imprese, con la trasformazione digitale di prodotti e servizi. Abbonamenti a software SaaS, biglietti aerei e ferroviari, camere d'albergo, noleggio auto, ecc.: i pagamenti online B2B si stanno diffondendo.
L'ascesa di questo nuovo metodo di pagamento, accanto ai pagamenti fisici, impone alle aziende di rivedere i propri processi finanziari, per fornire ai propri team mezzi di pagamento autonomi, controllati e sicuri. In che modo le carte di pagamento hanno cambiato il gioco? È quello che spiegheremo in questo articolo.
Che cos'è una carta di pagamento aziendale?
Potreste pensare che le carte di pagamento non siano una novità. Dopo tutto, la vostra azienda ha una o più carte con il suo conto bancario. Ma, come altri strumenti finanziari, anche le carte si sono evolute.
Le carte aziendali tradizionali...
Le carte aziendali offerte dalle banche tradizionali sono direttamente collegate al conto bancario dell'azienda. Il più delle volte, per garantire il miglior controllo possibile sulle spese, vengono distribuite solo ai dirigenti.
Quando un dipendente deve effettuare un pagamento, deve pagare in anticipo con la propria carta personale, oppure chiedere al proprio manager la carta bancaria mentre effettua l'acquisto. La prima soluzione è scomoda, la seconda poco sicura e inefficiente.
Soprattutto con lo sviluppo del telelavoro: Non è più possibile passare la carta di mano in mano; bisogna chiamare l'altra persona o chiedere i numeri sul sistema di messaggistica aziendale, quindi assicurarsi che sia disponibile al momento dell'acquisto per poter inviare il codice di sicurezza ricevuto via SMS.
... si sono evoluti!
Per risolvere questi problemi con i pagamenti aziendali, nuove carte di pagamento sono state proposte da start-up finanziarie come Expensya.
Danno autonomia ai dipendenti dotandoli di carte di pagamento, garantendo al contempo il controllo del budget aziendale.
💡 Un'altra innovazione è che queste carte possono essere virtuali, oltre alle solite carte fisiche.
Come si usa una carta di pagamento virtuale?
La carta virtuale si usa come una carta tradizionale.
Ha una data di scadenza e un codice CVV di 3 cifre. L'unica differenza è che è dematerializzata. Non la si porta più in tasca, ma direttamente nell'applicazione di pagamento. Perché è interessante?
Innanzitutto perché permette di attrezzare più rapidamente i dipendenti. Le carte virtuali vengono create in pochi clic e possono essere utilizzate immediatamente. Una funzione particolarmente adatta al telelavoro.
In secondo luogo, va di pari passo con la crescente popolarità dei pagamenti online. Molti dei vostri dipendenti hanno bisogno di effettuare transazioni solo su Internet, non nei negozi. Le carte virtuali svolgono perfettamente questo ruolo.
Quali sono i diversi tipi di carta bancaria aziendale?
La carta aziendale
La carta aziendale, o carta di pagamento aziendale, addebita le spese sostenute direttamente sul conto dell'azienda. Viene spesso rilasciata ai direttori dell'azienda o a determinati dipendenti che ricoprono una posizione particolare, come l'ufficio acquisti o il reparto che si occupa delle prenotazioni dei viaggi.
Le carte aziendali possono essere fisiche (le carte che siamo abituati ad avere in mano) o virtuali (dematerializzate), a seconda dell'utilizzo che se ne fa:
- se vengono utilizzate per supportare la mobilità dei dipendenti, sarà necessaria una carta fisica;
- se vengono utilizzate solo per pagare le spese aziendali online, allora una carta virtuale è sufficiente e limita il rischio di frode. Queste hanno le stesse caratteristiche di una carta bancaria fisica (numero di carta bancaria, data di scadenza e codice CVV).
La carta hosted
Questa carta centralizza tutte le spese per i viaggi di lavoro (dai biglietti del treno o dell'aereo alle camere d'albergo).
È molto diversa dalle carte di pagamento tradizionali in quanto viene "ospitata" dall'agenzia di viaggi partner (o da un altro fornitore di servizi). Ciò significa che la vostra azienda dispone di un'unica carta dematerializzata, utilizzata da tutto il personale autorizzato, collegata a un conto di pagamento registrato nell'IS del vostro partner.
La carta acquisti (P-Card )
La carta acquisti viene utilizzata per pagare gli ordini di beni e servizi effettuati dai dipendenti autorizzati dall'azienda presso fornitori pre-identificati.
Esistono diversi tipi di carte di pagamento, per soddisfare le diverse esigenze aziendali. Ognuno di essi ha caratteristiche e limitazioni specifiche. Per effettuare la scelta, è necessario informarsi preventivamente su ciascun tipo di carta e comprenderne le differenze.
Quali sono i vantaggi delle carte di pagamento aziendali?
Pagamenti sicuri
Le carte di pagamento, virtuali o fisiche, collegate a un'applicazione di gestione delle spese aziendali possono essere bloccate con un semplice clic in caso di smarrimento o sospetto di frode. Ciò offre un livello di sicurezza significativo rispetto alle carte bancarie tradizionali.
Inoltre, grazie alla messa a punto delle carte di pagamento e all'assegnazione dei budget, non è più possibile aggirare la politica di spesa adottata dall'azienda. Tutti i pagamenti effettuati sono pre-approvati. Tutte le transazioni effettuate dai vostri dipendenti sono sicure.
Niente più spese nel budget personale dei dipendenti
Grazie alle carte di pagamento, sia virtuali che fisiche, i dipendenti non devono più spendere soldi di tasca propria per viaggi di lavoro o acquisti online. Non ci sono più richieste di rimborso spese che richiedono molto tempo.
È una situazione vantaggiosa per tutti: alleggerite lo stress finanziario che l'avanzamento delle spese può rappresentare per i vostri dipendenti, risparmiando tempo nella gestione delle spese aziendali.
Risparmiare tempo e aumentare la produttività
Tutto il tempo sprecato per creare ed elaborare le note spese in Excel viene ora risparmiato.
Le spese sostenute dal vostro personale sono immediatamente visibili sulla vostra piattaforma di gestione delle spese aziendali online. Tutto ciò che devono fare è scattare una foto o caricare la prova di pagamento. Grazie alle integrazioni contabili, potete recuperare automaticamente le transazioni e le ricevute dal vostro software di contabilità.
Questo riduce i tempi di elaborazione e il rischio di errori. Si risparmiano 2 giorni al mese per la contabilità dei fornitori. In questo modo si liberano le agende dei dipendenti e dei dirigenti per attività più importanti.
Perché scegliere le carte di pagamento?
Grazie alla tecnologia di gestione delle spese aziendali all'avanguardia offerta da fornitori SaaS come Expensya, i vostri dipendenti potranno beneficiare di un'esperienza di pagamento end-to-end, dalla convalida del budget all'integrazione contabile. Perché scegliere le carte di pagamento?
- Sicurezza e controllo del budget: i manager approvano le carte di pagamento per i membri del loro team e definiscono le regole per il loro utilizzo. Queste carte sono collegate a un budget pre-approvato dai manager, in modo che nessun euro venga speso senza convalida.
- Una visione in tempo reale del budget e delle transazioni: ogni spesa sostenuta è immediatamente visibile sulla vostra piattaforma online, imputata al budget definito a monte. Niente più brutte sorprese!
- Aumento della produttività: non c'è spazio per gli errori, perché tutte le spese sostenute dal personale sono conformi alla politica aziendale. Non si risparmia solo denaro, ma anche tempo, grazie all'automazione dei processi.
- Metodi di pagamento innovativi: i vostri dipendenti potranno spendere il loro denaro in modo indipendente utilizzando la loro carta di pagamento fisica o virtuale, e voi potrete controllare il vostro budget in tempo reale. Proteggete le spese della vostra azienda con una soluzione agile e innovativa !
Le carte di pagamento stanno cambiando il modo di gestire le spese aziendali. Offrono autonomia ai team, garantendo controllo e sicurezza ai team finanziari e risparmio di tempo per tutti.
Articolo tradotto dal francese