Quando la tecnologia rivoluziona le operazioni
Ci sono attività amministrative che non aggiungono valore all'azienda. L'inserimento delle note spese è una di queste. Fino a poco tempo fa, si trattava di un'operazione necessaria, ma le nuove tecnologie stanno cambiando le cose. Leggete tutte le nostre recensioni sui software per le note spese.
Inserire le note spese
Cosa sono le note spese?
Sono le spese sostenute dai dipendenti o dai manager nell'interesse dell'azienda e supportate da una fattura o da una ricevuta. Sono comprese le spese per :
- catering
- alloggio
- viaggi: biglietti di trasporto o indennità di chilometraggio se si utilizza un veicolo privato.
Come si effettua una richiesta di rimborso spese?
La persona che ha effettuato la spesa deve conservare la ricevuta. Poi :
- inserisce autonomamente le informazioni in un documento in un formato dedicato (foglio Excel, software ERP, ecc.). Poi invia le ricevute di rimborso al dipartimento di riferimento per la convalida,
- oppure le inviano direttamente senza alcun inserimento preliminare di dati. Spetta poi al reparto di riferimento controllare, inserire e convalidare i dati.
Una volta convalidate, le note vengono rimborsate nella busta paga successiva.
Un processo laborioso
In entrambi i casi, l'inserimento dei dati è un processo laborioso. Per un venditore sempre in movimento, ad esempio, le ricevute si accumulano e si danneggiano. Inserirle richiederebbe una quantità di tempo spropositata. Tuttavia, delegare il compito a una terza persona non è meno dispendioso in termini di tempo. Soprattutto perché la persona incaricata avrà meno informazioni per contestualizzare la spesa. Trovare la data, il nome dell'azienda e l'importo al lordo o al netto delle imposte sarà un vero e proprio esercizio, tanto più complicato se le informazioni vanno perse in ricevute danneggiate.
Perché ci teniamo tanto a questa registrazione?
Per i dipendenti è importante tenere aperta questa opzione. L'azienda non ha tante carte bancarie quanti sono i dipendenti. Quindi ci saranno molte situazioni in cui il conto spese sarà più pratico. Inoltre, nel caso specifico delle indennità chilometriche, il calcolo del rimborso è più vantaggioso per il dipendente. L'importo rimborsato per un viaggio è superiore all'importo speso per la benzina e i costi associati. E questo differenziale non è tassabile ai fini dell'IR (Impôt sur le Revenu): una forma di bonus, quindi, che può essere interessante.
Per l'azienda, i rimborsi spese vengono spesati. Ciò riduce l'utile imponibile dell'azienda, e quindi l' imposta sulle società. Inoltre, i rimborsi non sono soggetti a contributi sociali. Quando rappresentano una sorta di bonus per i dipendenti, sono una forma di retribuzione esente da contributi per i datori di lavoro. Un vantaggio, quindi, sia dal punto di vista fiscale che previdenziale.
Un pizzico di tecnologia e tutto diventa più chiaro
Apprendimento automatico
Il progresso tecnologico sta portando ad avanzamenti sia nei grandi temi che nei compiti più operativi. Le tecnologie dei Big Data hanno reso più potente il machine learning. La macchina analizza le informazioni sulla base di algoritmi. I campi di applicazione sono molti e vari, soprattutto per quanto riguarda l'inserimento dei dati.
Algoritmi intelligenti
L 'apprendimento automatico è un sistema autonomo. Il programma analizza i dati o :
- sulla base di dati storici noti: questo è noto come apprendimento supervisionato,
- dalle correlazioni che individua: si tratta del cosiddetto apprendimento non supervisionato.
L'effetto dell'apprendimento alimenta la capacità predittiva dell'algoritmo. Questa analisi è una risorsa decisiva per le attività operative delle aziende.
Scannerizzare anziché digitare
In un'epoca in cui tutti abbiamo uno smartphone, conservare le ricevute cartacee è obsoleto. Piuttosto che rischiare di perderle o danneggiarle, tanto vale fotografarle. In questo modo è possibile averle in formato digitale fin dall'inizio. Questo è il primo passo per risolvere il problema della conservazione e dell'archiviazione dei documenti, ma anche dell'inserimento dei dati. Con un gestore di note come Expensya, il riconoscimento visivo esegue una scansione istantanea della ricevuta fotografata. Lo strumento rileva le informazioni principali: importo, fornitore, data, e tutto ciò che si deve fare è convalidare per registrare la nota spese.
Dematerializzare la gestione
La tecnologia al servizio dei professionisti
La diffusione degli smartphone e la qualità sempre maggiore delle loro foto hanno aperto la strada a nuovi utilizzi. Se a questo si aggiunge l' intelligenza informatica, i processi possono essere modernizzati. Sono finiti i tempi dell'inserimento manuale dei dati: con una soluzione per le note spese come Expensya, i dati vengono inseriti istantaneamente nello strumento. Niente più pacchi di ricevute cartacee, ora è tutto digitale e l' intelligenza artificiale sostituisce il laborioso inserimento manuale.
La macchina migliora
Il programma aspetta solo di imparare. Nell'87% dei casi, le informazioni rilevate sono perfette in condizioni "sul campo", cioè con foto scattate velocemente da un telefono, ma raggiungono il 98,5% in condizioni "di laboratorio", cioè con fatture scansionate. E queste percentuali sono in costante aumento: più dati il software sviscera, più diventano rilevanti. I dati aggregati sono archiviati in cloud computing, quindi il pacchetto software non rallenta il sistema informativo aziendale. Inoltre, i dipendenti possono utilizzarlo in mobilità, per una maggiore comodità.
Vantaggi reali per l'azienda
L'inserimento delle note spese richiede così tanto tempo che alcune aziende lo esternalizzano. Ma nel caso dell' outsourcing, più sono le note spese da inserire, più il servizio è costoso. Con una soluzione software intelligente, invece, la relazione è positiva: più dati ci sono, più veloce e affidabile è l'analisi: un circolo virtuoso a lungo termine.
I progressi della tecnologia non vengono utilizzati solo dalla NASA per conquistare lo spazio. Più pragmaticamente, la tecnologia consente di risparmiare tempo ed energia su compiti ripetitivi o a non valore aggiunto. L'intelligenza informatica, applicata da Expensya all'inserimento delle note spese, rappresenta un enorme progresso operativo per la gestione quotidiana delle aziende.
Articolo tradotto dal francese