Ho davvero bisogno di un registratore di cassa per la mia attività?
Se state pensando di avviare un'attività di vendita al dettaglio, vi starete chiedendo se sia utile o obbligatorio avere un registratore di cassa.
Cosa può fare uno strumento del genere per incrementare le vendite? Quale valore aggiunto apporterà alla vostra attività? È obbligatorio per legge utilizzare un registratore di cassa? E se sì, potete scegliere qualsiasi sistema?
Prima di fare il grande passo, ecco una panoramica della situazione nel 2019.
Registratori di cassa: obbligatori o no?
Per quanto possa sembrare sorprendente, non esiste alcun obbligo di legge che imponga al rivenditore di installare un registratore di cassa.
Cosa dice la legge
Se preferite operare "alla vecchia maniera", con un semplice libretto di banconote, un blocchetto di fatture o addirittura un foglio Excel, nessuno può impedirvelo, almeno... per il momento.
I vostri unici obblighi:
- essere sistematicamente in grado di fornire al cliente una fattura che registri la transazione se questa supera i 25 euro IVA inclusa;
- al di sotto dei 25 euro IVA inclusa, dovrete fornire una fattura solo su richiesta del cliente.
In entrambi i casi, la fattura deve essere emessa in duplice copia, una per il cliente e l'altra per i vostri archivi.
Nel 2018 è apparsa una piccola rivoluzione: la legge impone ora nuovi obblighi normativi ai commercianti soggetti a IVA che sono dotati di un registratore di cassa.
La nuova normativa 2018
Per alleviare i problemi di frode fiscale, il 1° gennaio 2018 il governo francese ha approvato un articolo di legge che impone alle imprese soggette a IVA di utilizzare un registratore di cassa (o un software per registratore di cassa) certificato NF525, cioè conforme ai nuovi requisiti in vigore.
Ciò si applica a tutti i software o sistemi di registratori di cassa utilizzati per registrare i pagamenti dei clienti, indipendentemente dal metodo di pagamento (contanti, assegni, carte di credito, bonifici bancari, addebiti diretti, ecc.)
Siete interessati?
Lo standard NF525
Perché questo standard e quale impatto avrà?
La creazione di questo nuovo standard risponde al duplice desiderio del governo francese di ridurre le frodi IVA e il riciclaggio di denaro.
In caso di controllo da parte delle autorità fiscali, ogni transazione e operazione di cassa sarà facilmente rintracciabile per garantire una reale trasparenza.
Lo standard NF525 soddisfa le condizioni di "inalterabilità, sicurezza, conservazione e archiviazione dei dati in vista di un controllo da parte delle autorità fiscali".
Il sistema certificato :
- tiene traccia di ogni singola transazione, senza possibilità di modificarla una volta raccolta, in modo da poterla esportare come documento contabile;
- è in grado di segnalare i tentativi di cancellazione delle transazioni, o addirittura la doppia contabilità virtuale.
Il nostro consiglio: se volete acquistare un registratore di cassa, d'ora in poi dovrete scegliere un modello certificato NF525, come il software Genius, o farvi rilasciare un certificato dal vostro fornitore.
Se non si rispetta questo requisito, le sanzioni possono essere severe!
Perché è essenziale per un rivenditore avere un registratore di cassa?
Se avete un numero limitato di clienti, un semplice sistema di fatturazione può andare bene, ma se avete un picco di traffico, immaginate di scrivere per un momento la suddivisione di tutti gli ordini, IVA inclusa e IVA esclusa.La suddivisione di tutti gli ordini, IVA inclusa e IVA esclusa, il dover effettuare più transazioni in caso di pagamenti separati, la gestione delle scorte, la stesura della contabilità... è un'operazione laboriosa, non è vero?
Non è quindi ovvio perché avete bisogno di un registratore di cassa per evitare di perdere un'enorme quantità di tempo e per migliorare la qualità del vostro servizio clienti?
Risparmiare tempo
Un registratore di cassa facile da usare consente di gestire un gran numero di transazioni: la stampa dei biglietti e l'incasso avvengono in un batter d'occhio. I clienti che prima dovevano aspettare a lungo per essere serviti sono soddisfatti.
Un registratore di cassa rende molto più facile :
- calcolare l'IVA in modo molto più semplice
- gestire più facilmente i diversi pagamenti
- velocizzare gli incassi,
- emettere automaticamente scontrini di cassa dettagliati e conformi alle normative,
- registrare automaticamente transazioni, calcoli e prodotti,
- esportare automaticamente le informazioni.
Maggiore efficienza
Nella sua forma connessa (mobile o meno, su tablet o computer), il registratore di cassa è diventato uno strumento di gestione completo per la vostra attività.
Offre funzioni che semplificano la vostra vita:
- Gestione degli ordini: ordini di preparazione inviati direttamente alla cucina,
- gestione dei prodotti: è possibile registrare prezzi speciali per orari e date specifiche, ecc,
- gestione delle scorte: risparmio sugli inventari, rifornimento automatico, ecc,
- gestione delle prenotazioni, dei posti a sedere e dei tavoli del ristorante,
- gestione globale della vostra attività attraverso statistiche giornaliere, settimanali, mensili e annuali sull'attività complessiva della vostra azienda,
- un'interfaccia intuitiva e personalizzabile per ogni utente (dipendente, manager, ecc.).
Naturalmente è possibile aggiungere periferiche in rete, come una stampante per ricevute di cassa, un terminale di pagamento, una bilancia o un rilevatore di contraffazioni.
Tranquillità garantita
Qualunque sia il sistema di cassa utilizzato, deve essere affidabile ed efficiente, ma anche in grado di fornire registrazioni contabili impeccabili. Dovete essere in grado di giustificare gli incassi alle autorità fiscali.
Tutti questi requisiti possono essere fonte di ansia, a meno che non si opti per un moderno registratore di cassa, come quello con certificazione NF525.
Questo tipo di registratore di cassa è un gradito sollievo, perché le sue funzioni consentono di:
- eliminare gli errori contabili
- fornire informazioni contabili e fiscali impeccabili,
- proteggere e archiviare tutti i dati,
- rapporti di vendita automatici,
- esportazione automatica dei conti al vostro commercialista.
In qualità di rivenditore, quali sono i rischi derivanti dall'utilizzo di un registratore di cassa non conforme?
Cosa succede se il mio registratore di cassa non è conforme?
Se il vostro registratore di cassa soddisfa i requisiti dello standard NF525, non avete nulla da temere in caso di ispezione.
Se invece non siete in grado di dimostrare che il vostro registratore di cassa è conforme allo standard, avrete 60 giorni di tempo dalla data del rapporto ufficiale per adeguare il vostro sistema, o rischierete una multa di 7.500 euro per ogni registro.
Inoltre, potranno essere applicate ulteriori sanzioni fiscali per tutti i ricavi che il software fraudolento ha permesso di occultare dopo l'ispezione.
La fine delle casse "permissive
Prima della legge del 2018, oltre 17 miliardi di euro non venivano versati nelle casse dello Stato a causa dell'utilizzo di registratori di cassa fraudolenti, noti anche come registratori di cassa "permissivi".
Dotati di un software che può essere utilizzato per cancellare o modificare parte dei regolamenti contabili ufficiali, questi registratori di cassa venivano utilizzati per evitare il pagamento delle imposte e dell'IVA.
Con l'obbligo di certificazione e le relative sanzioni, tendono a scomparire. I registratori di cassa "non permissivi" registrano tutte le transazioni senza possibilità di alterazione successiva, rendendo più difficile il compito dei truffatori.
Come posso essere sicuro che il mio registratore di cassa sia conforme?
Poiché non è possibile verificare a colpo d'occhio la conformità di un registratore di cassa, è necessario fornire documenti che dimostrino che siete in regola.
- State acquistando un nuovo registratore di cassa:
L'editore deve fornirvi un certificato di "software certificato" che vi assicuri il suo impegno a rispettare i requisiti della legge del 2018. Questa è la vostra garanzia nei confronti del fisco.
- Se avete già un registratore di cassa:
Chiedete al vostro attuale fornitore se il suo registratore di cassa (o il software del registratore di cassa) è effettivamente certificato NF525 (un badge NF blu e bianco apposto sul registratore di cassa dimostra questa garanzia) e, se possibile, chiedetene l'aggiornamento.
Anche in questo caso, il fornitore deve fornirvi una prova scritta che l'apparecchiatura è in regola, in modo da essere coperti in caso di ispezione.
Se la certificazione non è possibile, dovrete acquistare un nuovo software o un nuovo sistema di cassa certificato.
Conclusione
Anche se le nuove normative possono spaventare, i vantaggi di dotarsi di un registratore di cassa computerizzato sono talmente tanti che sarebbe un peccato farne a meno:
- Le interfacce sono diventate altamente ergonomiche e molto più intuitive di prima.
- Oggi è possibile dotarsi di soluzioni online molto più economiche.
Gli editori di software per registratori di cassa hanno raddoppiato gli sforzi per rendervi la vita più facile, quindi cosa state aspettando?
Articolo tradotto dal francese