Perché tenere un registro delle immobilizzazioni in coperta

Secondo il caro Wilson Mizner: "Se si contano tutte le attività, si ottiene sempre un profitto". Le attività sono riportate nel bilancio di un'azienda e vengono acquistate o create per aumentare il valore dell'impresa o per trarne beneficio.

Un asset è solitamente considerato come qualcosa che può generare flussi di cassa, ridurre le spese o migliorare le vendite in futuro. Per questo motivo è essenziale trovare lo strumento giusto per tenere traccia di documenti come il registro delle immobilizzazioni, soprattutto se l'azienda è in crescita. Sarete in grado di determinare e calcolare l'ammortamento a fini fiscali.

Leggete per saperne di più.

Che cos'è un'immobilizzazione?

Un' immobilizzazione è uno strumento utilizzato dalle imprese per creare reddito, aumentare la salute e la ricchezza finanziaria dell'azienda e attirare e fidelizzare i clienti.

Le immobilizzazioni sono tipicamente terreni, edifici, arredi, attrezzature informatiche e altro ancora. Si tratta di attività non correnti registrate nel bilancio per vedere come si sono ammortizzate nel tempo.

Che cos'è un registro delle immobilizzazioni?

Il registro delle attività fisse, noto come registrazione delle attività fisse, è uno strumento contabile che riconosce tutte le attività fisse di un'azienda. Conserva un elenco dei molteplici beni posseduti da un'azienda e riepiloga le spese contabili e di ammortamento. Le informazioni del registro sono recenti per tenere il passo con gli acquisti di beni, le loro cessioni o le modifiche alle politiche relative ai beni.

In questo registro delle immobilizzazioni, di solito si trovano dettagli sui beni come:

• che cos'è (il tipo di bene): si possono aggiungere nomi in codice agli elementi e spiegare brevemente di che cosa si tratta,
• l'ubicazione: dove si trova il bene nei locali dell'azienda,
• il prezzo d'acquisto: vale a dire
• la data di acquisto del bene: cioè quando il bene appartiene ufficialmente all'azienda come creazione, potrebbe essere considerato un altro valore
• la vita del bene all'interno dell'azienda,
• il valore ammortizzato dei beni dopo un certo periodo,
• il valore atteso alla fine della sua vita utile.

L'elenco dei beni viene conservato per tenere traccia del loro valore e del loro deprezzamento in un determinato periodo di tempo. Inoltre, semplifica l'identificazione dei beni nell'azienda, attribuendo un numero o un codice di identificazione diverso a ciascun bene.

Come si prepara un registro delle immobilizzazioni?

A differenza delle grandi aziende che hanno la possibilità di assumere o avere team di revisori e contabili per occuparsi dei loro beni, per le piccole imprese è diverso.

Le piccole e medie imprese tengono generalmente traccia dei loro beni da sole o in modo indipendente. Per esempio, possono richiedere l'aiuto di fogli di calcolo Excel per tenere traccia del loro tipo di attrezzature, che le aziende dovrebbero creare da sole.

Un registro delle immobilizzazioni semplifica la registrazione di aggiunte, cessioni, rivalutazioni, ecc. Calcola immediatamente per mese le spese di ammortamento dell'anno, i saldi fiscali e consiste in un rapporto di giornale automatizzato. È inoltre utile mantenere aggiornate le informazioni del registro delle immobilizzazioni.

Quali sono i diversi tipi di registro delle immobilizzazioni?

I diversi tipi di registro delle immobilizzazioni dipendono da molti fattori. Dipende dalle dimensioni dell'azienda e dalle sue attività. Il loro tipo può essere cartaceo, in formato foglio elettronico, software, ecc.

Per esempio, le piccole imprese di solito hanno un registro che contiene i dati di tutti i beni e in questo caso si chiama registro delle attività. Ma ci sono sempre delle eccezioni, in quanto possono essere incluse anche le immobilizzazioni che sono anche mobili.

Le aziende più grandi, invece, tendono ad avere fino a 3 tipi diversi di registri dei beni, come quelli informatici e digitali. Pertanto, il tipo di registro influisce sui dati degli asset che vengono memorizzati.

Che tipo di dati si trovano in un registro degli asset?

Dati presenti in un registro degli asset

• Descrizione di un bene: ancora una volta con una panoramica del bene.
• Data di acquisto: è la data in cui l'azienda ha acquistato il bene.
• Costo di acquisto: è l'importo speso dall'azienda per il bene.
• Ubicazione delle attività: è il luogo in cui si trova l'attività nei locali dell'azienda.
• Proprietario delle attività: il proprietario o l'entità a cui fa capo l'attività. Può essere una persona o un gruppo di persone.
• Utilizzatore degli asset: è la persona che ha il diritto di utilizzare l'asset per i propri compiti.
• Codice a barre o numero di serie degli asset: si tratta di barre parallele leggibili o di numeri e caratteri che identificano l'asset. Rende più facile per le aziende trovare le informazioni sul bene.
• Copertura assicurativa: la polizza assicurativa di cui è titolare l'asset.

Dati che si possono trovare in un registro degli asset IT

Ecco cosa si può trovare nel registro degli asset IT:

• Tipo di asset: è classificato come asset hardware o software. L'hardware è costituito da macchinari, strumenti, attrezzature, PC, stampanti e relativi accessori. Mentre il software è costituito da programmi per computer.
• Ubicazione dell'asset: on-premise, privato, pubblico o cloud ibrido che utilizza una combinazione di server cloud privati e pubblici.
• Sistema operativo: il software utilizzato dal computer per eseguire i programmi e svolgere le sue funzioni principali.
• Data di rinnovo della licenza: la data in cui la licenza deve essere rinnovata per continuare a utilizzare il programma. Di solito è necessario farlo per ottenere versioni aggiornate dei servizi offerti.
• Data di inizio della licenza: è la data in cui gli utenti hanno accesso al software.
• Utente: la persona che utilizza l'asset.
• Copertura assicurativa Cyber: informazioni sulla protezione dell'asset per tutelarsi da una violazione dei dati. L'assicurazione è molto importante quando si tratta di numeri di conto, numeri di carte di credito.
• Metodo di ammortamento utilizzato: si applica generalmente all'hardware e riguarda la diminuzione del valore dell'asset nel corso degli anni.

I dati che si trovano in un registro dei beni digitali

Si tratta di tutto ciò che si può trovare nei precedenti registri dei beni, ma in forma digitale. Ad esempio, si avranno:

• Copertura assicurativa digitale: è la protezione del bene.
• Formato degli asset: se gli asset sono in formato PNG, JPG o TIFF.
• Rischio di conservazione: si tratta dei rischi che gli asset potrebbero correre. Tali rischi possono essere, ad esempio, culturali, organizzativi e tecnologici.
• Tipo di bene digitale: il bene digitale può essere audio, visivo o grafico.
• Valore stimato dell'asset digitale: si tratta di asset che possono essere utilizzati al di fuori dell'ambito aziendale. Ai beni digitali può anche essere attribuito un valore dall'azienda.

Vantaggi dei registri delle immobilizzazioni

I vantaggi di possedere e tenere il conto delle immobilizzazioni sono molteplici:

• Informazioni complete sullo stato dei beni, dalla storia alla loro ubicazione, per una traccia di controllo,
• aiuta a soddisfare e rispettare i requisiti di legge come IFRS, GRAP e SOX,
• assicurarsi che il bilancio indichi un valore accurato delle immobilizzazioni,
• fornisce un riferimento preciso per assicurare che il livello di assicurazione sia corretto per evitare qualsiasi pagamento eccessivo,
• semplifica il compito dei revisori e il processo di revisione e verifica in generale,
• aiuta a calcolare l'ammortamento annuale,
• prevenire il furto di beni,
• aiuta a evitare la duplicazione dei beni,
• rilevare il valore contabile lordo e il valore netto delle attività,
• determinare il valore dell'azienda.

Ora che conoscete i vantaggi e le loro caratteristiche, terrete sotto controllo il vostro registro delle immobilizzazioni. Oppure potreste incorrere nell'ira del controllo incrociato delle revisioni patrimoniali. Evitatelo e aumentate il valore della vostra azienda.