[Boris Roy CEO di Office Gemini, editore della soluzione EDM Dokmee
La trasformazione digitale è ormai un passaggio obbligato per qualsiasi azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni o dal settore in cui opera. Questa trasformazione comporta la digitalizzazione dei processi e della gestione dei documenti, passando dalla carta ai documenti digitali.
In questa intervista, Boris Roy, fondatore di Office Gemini ed editore del software Dokmee, analizza le esigenze delle aziende in termini di gestione documentale e le sfide dell'EDM. Ci offre anche l'opportunità di saperne di più su questa soluzione completa di gestione elettronica dei documenti.
Cosa ci può dire della digitalizzazione dei processi legata alla dematerializzazione dei dati?
Boris Roy:
Alcuni processi ci permettono di creare documenti nativamente digitali, mentre altri richiedono una fase di digitalizzazione. Questi diversi processi aziendali diventano quindi completamente digitali. Le firme e altri timbri vengono applicati elettronicamente ai file, di solito in formato PDF, segnando la fine dei documenti cartacei e dei timbri a inchiostro. Il risultato è una maggiore reattività, con la base documentale immediatamente disponibile per tutti i dipendenti, sia in viaggio che in ufficio, garantendo al contempo una sicurezza ottimale e un controllo totale, con meccanismi di firma elettronica protetti da password o controllo biometrico, ad esempio. Inoltre, gli utenti sono autorizzati a consultare solo i documenti per i quali sono stati definiti diritti specifici. Un gran numero di funzioni come la stampa, l'invio di documenti via e-mail, la modifica di documenti, ecc. possono essere limitate o addirittura vietate in base al profilo dell'utente.
Infine, con una soluzione EDM avanzata, l'intera base documentale può essere tracciata in modo affidabile ed esaustivo. Grazie alle funzioni di audit, le azioni degli utenti sul sistema vengono registrate (con timestamp) in modo inalterabile, in modo da poter rispondere dettagliatamente a qualsiasi vincolo normativo.
La nostra soluzione Dokmee offre queste funzioni in modo nativo e, a differenza di software come SharePoint, gli strumenti e l'interfaccia non richiedono alcuno sviluppo specifico. Offriamo inoltre funzionalità che i software non specializzati non hanno: i migliori motori OCR del mercato, PDF ad alta compressione, invio di file di grandi dimensioni tramite link, controllo delle versioni, annotazioni e gestione delle firme elettroniche. Tutte queste caratteristiche fanno di Dokmee lo strumento ideale per tutte le aziende che desiderano semplificare la gestione dei documenti, rispettando al contempo le ultime novità normative.
In che modo la gestione elettronica dei documenti può aiutare la vostra azienda?
Boris Roy:
L'EDM aiuta l'azienda a conformarsi meglio alle nuove normative, come il RGPD (General Data Protection Regulation). Le aziende sono ora responsabili della corretta gestione dei loro dati e devono essere in grado di produrre prove su richiesta, in particolare per quanto riguarda la protezione dei dati personali in loro possesso. L'EDM facilita l'archiviazione, la gestione e il recupero rapido di queste informazioni. Inoltre, grazie alle sue funzioni di backup native, consente una migliore gestione dei rischi associati al trattamento dei dati. Se non vengono adottate misure di sicurezza adeguate, le autorità di vigilanza competenti possono imporre pesanti sanzioni all'azienda. In base al RGPD, le autorità di vigilanza possono imporre sanzioni pecuniarie fino al 4% del fatturato mondiale annuo di un'azienda o fino a 20 milioni di euro [a seconda di quale sia il valore più alto] in caso di non conformità.
Le aziende non perdono mai passando alla gestione elettronica dei documenti. La digitalizzazione dei processi consente di ridurre notevolmente i costi, soprattutto grazie all'automazione delle attività. La collaborazione interna ed esterna è facilitata dall'accesso alle informazioni e dalla condivisione in tempo reale con partner e clienti.
Dokmee consente inoltre di inviare file di grandi dimensioni senza limiti di dimensione, grazie a un collegamento temporaneo totalmente sicuro. Dokmee Capture estrae automaticamente i dati, senza alcun intervento umano. Questi documenti possono poi essere indirizzati automaticamente al nostro modulo di workflow per attivare il processo di convalida appropriato.
Quanto costa oggi una soluzione di dematerializzazione?
Boris Roy:
Solo pochi anni fa, i sistemi EDM erano disponibili solo per i grandi gruppi, un po' come i computer nei primi anni '80. La situazione è molto diversa. Oggi la situazione è molto diversa.
Dokmee offre oggi soluzioni complete e adeguate alle esigenze delle aziende, a partire da poche decine di euro al mese per utente.
Questo sistema a basso costo, basato sull'abbonamento, permette ovviamente di ammortizzare l'investimento, non richiedendo alcuno sforzo di cassa, ma soprattutto di contabilizzare il progetto come spesa operativa e non come spesa in conto capitale. Di conseguenza, i responsabili di progetto non solo ottengono un ritorno immediato sul loro investimento, ma trovano anche più facile far convalidare i loro bilanci.
In termini di costi di elaborazione con Dokmee, si dovrebbe considerare un budget di pochi centesimi di euro per pagina per l'estrazione automatica dei dati dal documento. Tenendo conto del costo medio in termini di risorse umane per l'estrazione manuale di questi dati (tra i 5 e gli 8 euro per documento per inserirli in un sistema di contabilità, ad esempio), è possibile ottenere un risparmio del 70-95% solo su questa elaborazione non appena il sistema EDM entra in produzione.
Per quanto riguarda l'EDM, i risparmi sono immediatamente visibili se si considera che, statisticamente, un dipendente passa più della metà del suo tempo lavorativo a cercare e raccogliere informazioni. Il ROI è ancora maggiore, poiché il costo dello spazio fisico dedicato agli archivi può essere facilmente diviso per 2 o 3, dato che un singolo disco rigido può ora contenere circa 1.500 armadi di archiviazione dei documenti.
Dokmee e Dokmee Capture sono soluzioni professionali di gestione elettronica dei documenti e di dematerializzazione dei documenti pubblicate da Office Gemini. Office Gemini è specializzata nella pubblicazione di software dal 2006, offrendo soluzioni su misura sia per le PMI che per i grandi gruppi. Con uffici negli Stati Uniti, in Francia, nel Regno Unito, in Messico, in Medio Oriente e a Singapore e una rete di oltre 300 rivenditori in tutto il mondo, Office Gemini copre oggi 40 Paesi con oltre 6.000 clienti e quasi 3 milioni di utenti. Le sue soluzioni sono state premiate da numerosi siti di comparazione di software e dalla stampa specializzata.
Articolo sponsorizzato. I collaboratori esperti sono autori indipendenti dalla redazione di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.
Articolo tradotto dal francese