Kelio Expense Reports è un modulo HRIS dedicato alla gestione delle note spese e delle spese aziendali nelle imprese. Si rivolge ai responsabili delle risorse umane, delle finanze e dei servizi generali di PMI, ETI e grandi aziende di tutti i settori. Questo software consente di digitalizzare la gestione delle note spese, delle indennità chilometriche e di altre spese, garantendo al contempo la conformità normativa e l'integrazione contabile.

I suoi vantaggi principali includono

1. inserimento semplificato dei dati in mobilità
2. convalida automatica
3. e la perfetta integrazione con gli strumenti di gestione esistenti.

Quali sono le principali caratteristiche di Kelio Expense Claim?

Acquisizione automatica delle ricevute di spesa

Il modulo consente ai dipendenti di acquisire facilmente le ricevute da smartphone o computer. La tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) legge automaticamente le informazioni essenziali (importo, IVA, data, fornitore) e precompila i campi del modulo.

• Riduzione dei tempi di inserimento dei dati e degli errori manuali

• Può essere inserito tramite telefono cellulare o interfaccia web

• Riconoscimento dei formati di scontrino più comuni

Esempio: un rappresentante può fotografare la ricevuta dell'hotel appena terminato il viaggio. Il sistema estrae i dati e li invia per la convalida senza doverli digitare nuovamente.

Convalida agevole e tracciabile delle note spese

Il software incorpora un flusso di lavoro di convalida personalizzabile, che consente ai manager di elaborare rapidamente le note spese.

• Notifiche automatiche ai validatori

• Monitoraggio in tempo reale dello stato di ogni richiesta di rimborso spese

• Convalida remota da telefono cellulare

In questo modo si riducono i tempi di elaborazione e si evitano lunghi solleciti, soprattutto per le aziende con più sedi.

Gestione delle indennità chilometriche

Kelio calcola automaticamente le indennità in base alle distanze dichiarate e alle tabelle in vigore. Lo strumento può essere configurato per adattarsi alla politica interna dell'azienda.

• Integrazione con Google Maps per il calcolo dei viaggi

• Tariffe personalizzabili in base al tipo di veicolo

• Gestione dei viaggi di lavoro e personali

Ad esempio, un tecnico può dichiarare un viaggio in auto tra due sedi di clienti, con rimborso chilometrico in base al tipo di veicolo utilizzato.

Integrazione contabile ed esportazione dei dati

I dati inseriti possono essere esportati nei software di contabilità e paghe. Ciò elimina la necessità di reinserire i dati e garantisce la coerenza delle registrazioni.

• Connessione con strumenti di contabilità di terzi (ad es. Sage, Cegid, ecc.)

• Strutturazione automatica delle voci

• Archiviazione con valore probatorio per 10 anni

Questa funzione è essenziale per i dipartimenti di contabilità che devono elaborare un grande volume di spese ogni mese nel rispetto delle normative.

Reportistica e gestione delle spese

Kelio fornisce dashboard ed esportazioni analitiche per il monitoraggio delle spese per reparto, utente o tipologia.

• Monitoraggio del budget consolidato

• Analisi delle voci di spesa ricorrenti

• Esportazione in Excel o strumenti di BI disponibili

Un responsabile delle risorse umane può quindi controllare la deriva del budget sulle spese di viaggio per team o per progetto.

Perché scegliere Kelio Expense Notes?

• Riduzione dei tempi di elaborazione: grazie all'inserimento e alla convalida automatica dei dati, le spese vengono elaborate più rapidamente.

• Conformità fiscale e URSSAF: l'archiviazione legale delle ricevute garantisce il rispetto delle procedure in caso di audit.

• Aumento della produttività per i team HR e Finance: meno attività manuali, calcoli ed esportazioni più affidabili.

• Esperienza utente semplice e mobile: adozione più facile grazie a un'interfaccia progettata per i dipendenti in movimento.

• Piena integrazione nell'ecosistema HRIS di Kelio: il modulo si inserisce naturalmente in un ambiente HR più ampio (orari, permessi, buste paga).